Con dấu tưởng chừng là vật dụng quen thuộc, tuy nhiên tại thị trường Việt Nam có quá nhiều định nghĩa, cũng như thông tin chưa chuẩn xác và đầy đủ, chẳng hạn như: Các loại con dấu, cách đóng dấu chuẩn, quy định quản lý và sử dụng con dấu, điều kiện sử dụng con dấu,… Với những ai đang muốn tìm hiểu về con dấu để phục vụ công việc cá nhân hay công ty cũng hết sức đau đầu khi tìm hiểu thông tin cũng như lựa chọn đơn vị khắc con dấu có tâm và chuyên nghiệp. Chính vì vậy, hãy cùng Khắc Dấu Hoàng Long tìm hiểu con dấu là gì và tất tần tật những gì cần biết về khắc con dấu qua bài viết dưới đây.

Nội dung chính

Con dấu là gì?

Khái niệm con dấu là gì? Con dấu (hay ấn, mộc) được hiểu là đại diện pháp lý của tổ chức, cá nhân và có giá trị xác nhận các quyền, nghĩa vụ pháp lý được pháp luật công nhận. Ngoài ra, còn có các loại con dấu không mang tính pháp lý, dùng để đánh dấu, thông báo thông tin. Cá nhân, tổ chức thực hiện đóng dấu sẽ có trách nhiệm với thông tin từ nội dung được đóng.

Tại Việt Nam, con dấu thường để chỉ loại con dấu cao su Tiếng Anh là Rubber stamp, còn được hiểu là một hình ảnh hoặc hoa văn đã được chạm khắc, tạo khuôn, khắc laser hoặc lưu hóa trên một tấm cao su. Con dấu thường các bộ phận như: Phần thân (Phần nhựa đúc khuôn dấu hay khối con dấu acrylic hoặc con dấu gỗ hay gạch; cán con dấu nhựa gồm: Thẻ mực, nút chốt dấu, nắp chứa,..), mặt dấu hay phần cao su đúc nhựa, mực khắc dấu,… Con dấu được phân loại theo nhiều cách khác nhau như: Dựa theo hình dạng con dấu, kích thước con dấu, màu mực con dấu, vật liệu làm con dấu, hay đặc điểm con dấu khác,… hoặc dựa trên mục đích sử dụng. Một số con dấu phổ biến như: Con dấu cơ quan nhà nước, con dấu doanh nghiệp, con dấu đại diện tổ chức,…

Dù ở thời phong kiến hay hiện đại, con dấu thường được dùng để đóng vào các loại giấy tờ cần đóng con dấu quan trọng, văn bản hành chính, hay để tượng trưng cho một chức vụ, quyền lực của người đóng dấu. Ngoài ra, con dấu còn được đóng trên các vật liệu như: Con dấu đóng lên gỗ, khắc dấu đóng lên kim loại, con dấu đóng lên bao bì (con dấu đóng lên ly nhựa, con dấu đóng lên thùng carton, con dấu in trên bao bì nhựa nilon),… Con dấu được ứng dụng rộng rãi trong hầu hết các hoạt động: Khuyến mãi, khách hàng trung thành hay các hoạt động trong kinh doanh hoặc dùng trong các lĩnh vực gồm: Giáo dục, cơ quan nhà nước, con dấu bệnh viện, bao bì sản phẩm, thực phẩm như dấu mực in trên thịt, nghệ thuật hay con dấu nhận diện sản phẩm thủ công mỹ nghệ (đóng vào xà phòng, đất sét),…

Các loại con dấu phổ biến hiện nay

Có những loại con dấu nào hiện nay? Các loại con dấu phổ biến hiện nay như: Con dấu công ty, con dấu chức danh, con dấu thông tin – mã số thuế – địa chỉ công ty, con dấu tên, con dấu chữ ký, con dấu tên kèm chữ ký, con dấu xác nhận – đã thu/chi tiền,… Tuy nhiên, cũng có nhiều tên gọi con dấu khác nhau dựa trên cách phân loại hoặc môi trường sử dụng, cụ thể là:

Phân loại con dấu theo giá trị pháp lý

Con dấu pháp lý là gì? Đây là con dấu thuộc sự quản lý của cơ quan nhà nước, và con dấu pháp nhân của các tổ chức, doanh nghiệp. Con dấu này thường là con dấu có màu mực đỏ có hình vuông hoặc con dấu tròn khi đóng. Quy định về quản lý và sử dụng con dấu thường do các cơ quan có thẩm quyền quyết định theo đúng quy định pháp luật.
Con dấu không mang tính pháp lý là gì? Đây là con dấu không do cơ quan nhà nước ban hành mà được tổ chức, cá nhân tự liên hệ đặt làm tại các đơn vị khắc dấu. Con dấu này có mục đích hỗ trợ thuận tiện cho các công việc quản lý, kinh doanh hay với mục đích bất kỳ. Màu mực con dấu thường là màu xanh hoặc đỏ và các có các hình dạng khi đóng như: Tròn, vuông, chữ nhật, oval, elip, chữ nhật,…

Phân loại con dấu theo mực dấu

Con dấu chấm mực là gì? Con dấu chấm mực được tách riêng khay và mực, nếu muốn đóng dấu bạn sẽ chấm mặt dấu vào khay mực.
Con dấu liền mực là gì? Khắc dấu liền mực được thiết kế hộp mực và mặt dấu gắn liền với nhau. Con dấu này khá tiện lợi trong quá trình mang theo và đóng dấu.

Những con dấu sử dụng phổ biến trong cơ quan nhà nước tại Việt Nam

Con dấu có hình Quốc huy là gì? Con dấu có hình Quốc huy trên bề mặt có hình Quốc huy nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Dấu ướt là gì? Dấu ướt sử dụng chất liệu mực, nên có các nội dung thông tin với hình thức và kích thước theo quy định, sẽ in lên trên bề mặt văn bản giấy tờ khi thực hiện đóng dấu.
Dấu nổi là gì? Dấu nổi có nội dung thông tin như dấu ướt, tuy nhiên khi khi đóng lên văn bản, giấy tờ chúng sẽ được in nổi.
Dấu thu nhỏ là gì? Dấu thu nhỏ là loại dấu ướt hoặc dấu nổi nhưng có kích thước nhỏ hơn.
Dấu xi là gì? Dấu xi có nội dung thông tin như dấu ướt, nhưng sử dụng chất liệu xi, vì vậy có thể dùng để đóng niêm phong lên các giấy tờ, văn bản quan trọng.

Những con dấu sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp hay các tổ chức khác

Con dấu tròn là gì? Con dấu tròn hay còn gọi là con dấu pháp nhân hoặc con dấu công ty, doanh nghiệp. Chúng thường dùng để thể hiện và khẳng định giá trị pháp lý các nội dung, văn bản được doanh nghiệp phát hành và được cá nhân/phòng ban có thẩm quyền xác nhận. Các công ty phải nắm rõ và tuân thủ các quy định về con dấu doanh nghiệp trước khi thực hiện khắc dấu tròn hay đưa vào sử dụng.
Con dấu chức danh là gì? Con dấu chức danh thường dùng cho những ai đã làm việc và có chức vụ quan trọng trong công ty/ tổ chức. Con dấu này dùng để thể hiện địa vị hay xác nhận giấy tờ liên quan đến quyền hạn của người sử dụng. Một số con dấu/khắc con dấu chức danh phổ biến như: Con dấu chức danh giám đốc, con dấu chức danh phó giám đốc, khắc con dấu bác sĩ,…
Con dấu chữ ký và tên là gì? Con dấu chữ ký và tên có thông tin tên riêng của bạn và chữ ký, với font chữ khắc dấu tên khác nhau và kiểu chữ đa dạng như: Con dấu tên chữ nghiêng, con dấu tên in đậm, khắc con dấu tên chữ IN HOA, khắc dấu tên thư pháp, con dấu mộc tên kiểu chữ nghệ thuật,… Con dấu này thường dành riêng những vị trí công việc đặc thù như: Con dấu nhân viên kế toán, khắc dấu nhân viên bán hàng,… giúp tiết kiệm thời gian khi giải quyết giấy tờ. Ngoài được sử dụng trong doanh nghiệp, các con dấu này được sử dụng rất phổ biến trong đời sống hoặc con dấu trường học, con dấu phòng khám,… Bạn vẫn có thể đặt làm riêng như khắc dấu tên hay khắc dấu chữ ký chứ không nhất thiết phải khắc dấu chữ ký tên.

Ngoài ra, còn có con dấu hay khắc con dấu khác như: Khắc con dấu mã số thuế, khắc con dấu sao y bản chính, khắc con dấu vuông, khắc con dấu đã thu tiền, mộc đóng dấu ngày tháng năm, khắc con dấu chữ nhật, khắc con dấu hộ kinh doanh, khắc con dấu logo, khắc dấu hoàn công, khắc dấu tên cá nhân,…

Xem thêm: Tạo con dấu online.

Khắc con dấu là gì? Quy định khắc dấu cho doanh nghiệp ra sao?

Khái niệm khắc con dấu là gì? Khắc con dấu hay khắc dấu là công việc được thực hiện bởi các công ty cung cấp dịch vụ làm con dấu theo yêu cầu của các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp. Đối với con dấu pháp nhân cần tuân thủ quy định thủ tục khắc dấu tròn công ty. Theo cổng thông tin điện tử quốc gia với kỳ vọng mới góp phần thúc đẩy doanh nghiệp phát triển “Theo luật Doanh nghiệp 2014 quy định dấu doanh nghiệp là do cơ quan công an cấp, tuy nhiên Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép doanh nghiệp tự làm con dấu, trao toàn bộ quyền cho doanh nghiệp và bỏ thủ tục thông báo mẫu dấu cho cơ quan kinh doanh”.

Con dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, cụ thể là:

Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Những quy định về điều kiện, quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp tại Việt Nam

Có những quy định về con dấu doanh nghiệp nào? Doanh nghiệp được đăng ký mẫu dấu công ty khi và chỉ khi đã đăng ký thành lập công ty hoặc có giấy phép kinh doanh. Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên cổng thông tin quốc gia và đăng ký doanh nghiệp.

Trong phạm vi bài này Khắc Dấu Hoàng Long sẽ tổng hợp một số thông tin quan trọng nhất, bạn có thể xem đầy đủ quy định về con dấu cho doanh nghiệp hoặc xem chi tiết về Nghị định số 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ: Về quản lý và sử dụng con dấu. Cụ thể, con dấu quy định trong Nghị định này là hình tròn và con dấu có màu mực đỏ, và dưới đây một số quy định quan trọng doanh nghiệp cần lưu ý là:

*Nghị định về quản lý và sử dụng con dấu là gì*

Các hành vi bị nghiêm cấm

Làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả.
Mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu.
Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng.
Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký.
Không giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu; sử dụng con dấu của Cơ quan, tổ chức khác để hoạt động.
Chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu.
Sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu.
Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.
Đóng dấu lên chữ ký của người không có thẩm quyền.
Không chấp hành việc kiểm tra con dấu, không xuất trình con dấu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
Lợi dụng nhiệm vụ được giao trong quá trình giải quyết thủ tục về con dấu để sách nhiễu, gây phiền hà, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Các hành vi khác theo quy định của pháp luật.

>>> Xem thêm: Con dấu giả là gì?

Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng con dấu

Chức danh nhà nước, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 7 và Điều 8 Nghị định này có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu và ban hành quy định về quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình.
Đăng ký mẫu con dấu và thông báo mẫu con dấu cho cơ quan, tổ chức có liên quan biết trước khi sử dụng.
Chấp hành việc kiểm tra, thanh tra, hướng dẫn của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
Giao nộp con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu thuộc các trường hợp bị thu hồi theo quy định của pháp luật.
Con dấu phải được quản lý chặt chẽ tại trụ sở của cơ quan, tổ chức; chỉ chức danh nhà nước, người đứng đầu cơ quan, tổ chức mới được quyết định việc mang con dấu ra ngoài trụ sở để sử dụng giải quyết công việc.
Đóng dấu vào văn bản, giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật.
Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước bị mất con dấu, trong thời hạn 02 ngày kể từ khi phát hiện mất con dấu thì phải thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và cơ quan Công an xã, phường, thị trấn nơi xảy ra mất con dấu.
Cơ quan, tổ chức bị chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc bị thu hồi giấy đăng ký hoạt động, giấy phép hoạt động hoặc bị tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động phải nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu theo quy định.
Con dấu đang sử dụng bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc có thay đổi tổ chức, đổi tên thì phải thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu, nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị mất phải thực hiện thủ tục cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu. Trường hợp bị hỏng phải thực hiện thủ tục đổi lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và nộp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước khi cần phải giữ lại con dấu hết giá trị sử dụng để phục vụ công tác lưu trữ, nghiên cứu lịch sử phải có văn bản gửi Bộ Nội vụ để báo cáo Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định.
Việc in mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước để phục vụ công tác phải được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực đó.

Các quy định đăng ký mẫu con dấu: Thu hồi, hủy con dấu và hủy giá trị sử dụng con dấu:

Trình tự, thủ tục nộp, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả (Điều 11)

Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước nộp 01 bộ hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục về con dấu theo quy định tại các Điều 13, 14, 15, 16 và Điều 17 Nghị định này cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu quy định tại Điều 12 Nghị định này theo một trong các hình thức sau:

a) Nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan đăng ký mẫu con dấu;

b) Nộp hồ sơ qua cổng thông tin điện tử của cơ quan đăng ký mẫu con dấu (trừ các văn bản, giấy tờ không được phép đăng tải qua hệ thống mạng theo quy định của pháp luật).

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra thông tin, văn bản, giấy tờ có trong hồ sơ và thực hiện theo các quy định sau:

a) Trường hợp hồ sơ hợp lệ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải ghi giấy biên nhận hồ sơ, ghi rõ ngày tiếp nhận hồ sơ, ngày trả kết quả và giao trực tiếp cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ;
b) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm thông báo ngay và hướng dẫn để cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước hoàn thiện hồ sơ;
c) Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện theo quy định tại Điều 5 Nghị định này, cơ quan đăng ký mẫu con dấu phải có văn bản trả lời cơ quan, tổ chức theo thời hạn quy định tại khoản 7 Điều này về việc từ chối giải quyết hồ sơ;
d) Trường hợp nộp hồ sơ qua cổng thông tin điện tử, cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải thông báo kết quả xử lý hồ sơ đối với các trường hợp theo quy định tại điểm a, b và c khoản 2 Điều này qua địa chỉ thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân đã nộp hồ sơ trước đó.

Người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ phải có giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền, xuất trình thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
Văn bản, giấy tờ có trong hồ sơ là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm theo bản chính để cán bộ tiếp nhận hồ sơ đối chiếu theo quy định của pháp luật.
Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước khi nộp hồ sơ đề nghị đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu phải xuất trình con dấu đã được đăng ký trước đó để cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu kiểm tra, đăng ký theo quy định.
Tổ chức nước ngoài mang con dấu vào Việt Nam sử dụng, khi nộp hồ sơ phải nộp con dấu đã mang vào cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu để kiểm tra, đăng ký theo quy định.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đề nghị giải quyết, cơ quan đăng ký mẫu con dấu có trách nhiệm trả kết quả đăng ký mẫu con dấu mới, đăng ký lại mẫu con dấu, đăng ký thêm con dấu, đăng ký dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.

Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới (theo điều 13)

Đối với tổ chức sự nghiệp, hồ sơ:
- a) Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền;
- b) Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.
Đối với doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã: Giấy phép thành lập và hoạt động hoặc giấy đăng ký hoạt động hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền cấp cho tổ chức theo quy định của pháp luật.
Tổ chức trực thuộc doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật, hồ sơ gồm:
- a) Quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền;
- b) Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.

Đối với tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao hoạt động hợp pháp tại Việt Nam: Giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền Việt Nam.
Tổ chức khác được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật: Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.

Hồ sơ đăng ký dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi (điều 14):

Văn bản quy định cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu của cơ quan có thẩm quyền.

Hồ sơ đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu (điều 15):

Đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc thay đổi chất liệu: Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do.

Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có sự thay đổi về tổ chức, đổi tên, hồ sơ gồm:

- a) Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do;
- b) Quyết định thay đổi về tổ chức, đổi tên cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước của cơ quan có thẩm quyền.

Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước bị mất con dấu, hồ sơ gồm:

- a) Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do và có xác nhận của cơ quan quản lý trực tiếp hoặc cơ quan có thẩm quyền;
- b) Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu được cấp trước đó.

Hồ sơ đề nghị đăng ký thêm con dấu (điều 16):

Đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước đăng ký thêm dấu ướt: Văn bản cho phép được sử dụng thêm dấu ướt của cơ quan có thẩm quyền.
Đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước đăng ký thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi: Văn bản đề nghị đăng ký thêm con dấu của người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước.
Đối với tổ chức kinh tế đăng ký thêm dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi: Văn bản đề nghị đăng ký thêm con dấu của người đứng đầu tổ chức kinh tế.

Hồ sơ đề nghị đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu (điều 17):

Văn bản đề nghị đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do.

Giao nộp, thu hồi, hủy con dấu và hủy giá trị sử dụng con dấu (điều 18):

Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có trách nhiệm giao nộp con dấu cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu quy định tại Điều 12 Nghị định này thuộc các trường hợp sau đây:

a) Đăng ký lại mẫu con dấu do con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng, thay đổi chất liệu hoặc cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có sự thay đổi về tổ chức, đổi tên;
b) Có quyết định chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động, kết thúc nhiệm vụ của cơ quan có thẩm quyền;
c) Có quyết định thu hồi giấy phép thành lập và hoạt động, giấy đăng ký hoạt động, giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền;
d) Con dấu bị mất được tìm thấy sau khi đã bị hủy giá trị sử dụng con dấu;
đ) Có quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động của cơ quan có thẩm quyền;
e) Các trường hợp theo quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 và 8 Điều 6 Nghị định này.

Giao nộp, thu hồi, hủy con dấu và hủy giá trị sử dụng con dấu thực hiện như sau:

a) Đối với trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này, trước khi nhận con dấu mới thì cơ quan, tổ chức, cá nhân phải giao nộp con dấu đã được đăng ký trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu để thu hồi và hủy con dấu theo quy định;
b) Đối với trường hợp quy định tại điểm b và điểm c khoản 1 Điều này, cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm giao nộp con dấu cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu trước đó theo đúng thời hạn phải giao nộp con dấu được ghi trong quyết định của cơ quan có thẩm quyền để thu hồi và hủy con dấu theo quy định. Trường hợp cơ quan, tổ chức, cá nhân không giao nộp con dấu theo quy định, thì cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu ra quyết định hủy giá trị sử dụng con dấu;
c) Đối với trường hợp quy định tại điểm d khoản 1 Điều này, cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm giao nộp con dấu cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu trước đó ngay sau khi tìm thấy con dấu đã bị mất để thu hồi và hủy con dấu theo quy định;
d) Đối với trường hợp quy định tại điểm đ khoản 1 Điều này, cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm giao nộp con dấu cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu trước đó theo đúng thời hạn phải giao nộp con dấu được ghi trong quyết định của cơ quan có thẩm quyền để tiến hành thu hồi con dấu, cụ thể:
- Cơ quan thu hồi con dấu phải niêm phong, quản lý con dấu đó. Khi cơ quan, tổ chức có quyết định cho hoạt động trở lại, thì cơ quan đã thu hồi con dấu có trách nhiệm bàn giao lại con dấu cho cơ quan, tổ chức để sử dụng theo quy định.
- Trường hợp cơ quan, tổ chức, cá nhân không giao nộp con dấu theo quy định, thì cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu ra quyết định hủy giá trị sử dụng con dấu.
- Đối với trường hợp cơ quan cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã ra quyết định hủy giá trị sử dụng con dấu mà sau đó cơ quan, tổ chức bị tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động được hoạt động trở lại thì cơ quan, tổ chức được phép sử dụng con dấu phải đăng ký lại mẫu con dấu để sử dụng theo quy định;

đ) Đối với trường hợp quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều 6 Nghị định này, khi phát hiện cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm, thì cơ quan đăng ký mẫu con dấu tiến hành thu hồi và hủy con dấu theo quy định. Trường hợp cơ quan, tổ chức, cá nhân vi phạm quy định tại các khoản 2, 3, 4 và 5 Điều 6 Nghị định này, cơ quan đăng ký mẫu con dấu ra quyết định hủy giá trị sử dụng con dấu;
e) Đối với trường hợp quy định tại khoản 6 Điều 6 Nghị định này, khi phát hiện cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm, thì cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu ra thông báo giao nộp con dấu và thu hồi con dấu theo quy định. Trường hợp cơ quan, tổ chức, cá nhân không chấp hành và không giao nộp con dấu theo quy định thì cơ quan đăng ký mẫu con dấu ra quyết định hủy giá trị sử dụng con dấu. Sau khi cơ quan đăng ký mẫu con dấu đã hủy giá trị sử dụng con dấu, thì cơ quan, tổ chức, cá nhân được phép sử dụng con dấu phải đăng ký lại mẫu con dấu để sử dụng theo quy định của pháp luật;
g) Đối với trường hợp quy định tại khoản 7 Điều 6 Nghị định này, khi phát hiện cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm thì cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu trước đó ra thông báo giao nộp con dấu để xử lý giải quyết theo quy định của pháp luật. Trường hợp cơ quan, tổ chức, cá nhân không chấp hành và không giao nộp con dấu theo quy định, thì cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu ra quyết định hủy giá trị sử dụng con dấu đang bị chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu và đăng ký lại mẫu con dấu cho cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật;
h) Đối với trường hợp quy định tại khoản 8 Điều 6 Nghị định này, khi phát hiện cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm, thì cơ quan đăng ký mẫu con dấu ra thông báo giao nộp con dấu và thu hồi con dấu theo quy định. Trường hợp cơ quan, tổ chức, cá nhân không chấp hành và không giao nộp con dấu theo quy định, thì cơ quan đăng ký mẫu con dấu xử lý theo quy định của pháp luật.

Việc giao nộp con dấu của các cơ quan quy định tại khoản 9 Điều 7 Nghị định này do Bộ Ngoại giao quyết định và có văn bản gửi Bộ Công an về thời hạn giao nộp con dấu để thu hồi và hủy con dấu theo quy định.

Một số thông tin về con dấu công ty và khắc dấu doanh nghiệp cần biết

Những văn bản được đóng dấu tại doanh nghiệp

Văn bản do cơ quan nhà nước ban hành cho cá nhân, tổ chức.
Văn bản có tính pháp lý quan trọng trong việc xác lập quyền và lợi ích, được doanh nghiệp ban hành thông qua những văn bản như: Hợp đồng, báo cáo hoạt động, văn bản liên quan đến tổ chức, những tài liệu thuộc hồ sơ để xin cấp giấy phép,…

Doanh nghiệp không cần đóng dấu trong những trường hợp nào?

Để tránh trình trạng mắc phải sai lầm trong quá trình sử dụng con dấu. Khắc dấu Hoàng Long cung cấp cho bạn những trường hợp cẩn thận hay thậm chí không nên đóng dấu:

Trường hợp 1: Tài liệu do cá nhân không có thẩm quyền tự tạo ra.
Trường hợp 2: Tài liệu đó cung cấp thông tin hoặc hướng dẫn sử dụng trong nội bộ tổ chức, doanh nghiệp theo nhu cầu, quy trình hoạt động, sản xuất nội bộ.

Có những cơ quan đăng ký mẫu con dấu nào?

Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có nhu cầu đăng ký mẫu con dấu mới nộp hồ sơ tại Cơ quan Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội – Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương vào giờ hành chính các ngày làm việc trong tuần.

Ai là người có thẩm quyền quyết định?

Người có Thẩm quyền là người đưa ra quyết định về số lượng, hình thức, nội dung của con dấu. Đối với doanh nghiệp tư nhân thì có chủ doanh nghiệp.

Con dấu công ty có cố định hình thức không?

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một hình thức phù hợp với công ty của mình và cần thống nhất về mặt hình thức lẫn nội dung

Nội dung con dấu cần gì?

Tùy theo loại con dấu, tuy nhiên trong nội dung con dấu tròn công ty cần nhất thiết phải có hai nội dung gồm: Mã số thuế doanh nghiệp và tên doanh nghiệp. Ngoài hai nội dung bắt buộc trên thì có sử dụng thêm ngôn ngữ và hình ảnh khác.

Cách đóng dấu văn bản công ty

Có những loại đóng dấu văn bản nào trong doanh? Có 3 loại đóng dấu quan trọng doanh nghiệp cần lưu ý là: Đóng dấu chữ ký, đóng dấu treo, đóng dấu giáp lai, cụ thể cách đóng dấu chuẩn trên văn bản công ty là:

Đóng dấu chữ ký như thế nào? Cách đóng dấu chữ ký theo khoản 1,2 điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP thì: (1) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. (2) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

Đóng dấu giáp lai như thế nào? Cách đóng dấu giáp lai căn cứ khoản 2, điều 13, Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 thì: Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản

Đóng dấu treo ra như thế nào? Cách đóng dấu treo căn cứ vào khoản 3, điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP thì: Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

>> Xem thêm: Cách đóng dấu bản vẽ hoàn công.

Những thương hiệu nổi tiếng về con dấu mà bạn nên biết

Có những thương hiệu sản con dấu nào? Các thương hiệu con dấu thường để nói đến những nhà sản xuất hộp con dấu, một số thương hiệu được sử dụng phổ biến tại Việt Nam hiện nay gồm: Colop, Shiny, Trodat, TDStamp, cụ thể là:

Hãng sản xuất con dấu Colop

Con dấu được làm từ thương hiệu Colop có gì đặc biệt? Dấu Colop, thương hiệu nước Áo và nổi tiếng khắp Châu Âu. Tên đầy đủ của là COLOP Stempelerzeugung Skopek GmbH & Co. KG là một công ty thương mại độc lập chuyên phát triển, sản xuất, lắp ráp và phân phối các thiết bị đóng dấu và đánh dấu hiện đại. COLOP được coi là một trong những công ty hàng đầu của khu vực và là công ty toàn cầu trong ngành với tỷ lệ xuất khẩu gần 98% và hơn 120 thị trường xuất khẩu được cung cấp thường xuyên.

Các sản phẩm từ hãng dấu này đa dạng về màu sắc, tính năng và có, mẫu mã đẹp, đặc biệt là cán dấu được thiết kế gọn nhẹ, chắc chắn và có dáng bo cứng cáp, khi sử dụng tạo cảm giác êm. Hãng dấu Colop rất chú trọng về phát triển bền vững, nên các sản phẩm vô cùng thân thiện với môi trường.

Hãng sản xuất dấu Shiny

Con dấu được làm từ thương hiệu Shiny có gì đặc biệt? Dấu Shiny là hãng dấu được sử dụng nhiều nhất tại thị trường Việt Nam, được xuất xứ tại Đài Loan. Năm 1957, Shiny đặt bước chân đầu tiên vào ngành sản xuất tem cao su. Trong những năm qua, với sự hỗ trợ mạnh mẽ của khách hàng và đội ngũ nhân viên, nó đã tạo dựng được tên tuổi của mình trong ngành chế tạo tem trên toàn thế giới và có mức tăng trưởng hàng năm. Như một phần thưởng cho những nỗ lực của mình, vào tháng 7 năm 1998, Shiny đã được trao Chứng nhận ISO 9002.

Sản phẩm được được sản xuất bởi hãng này có nhiều màu sắc, kích cỡ và đánh giá cao về độ bền và độ nét của mực . Con dấu thương hiệu Shiny rất phù hợp với các công ty, doanh nghiệp vì tiện lợi, độ thẩm mỹ cao.

Hãng sản xuất dấu Trodat

Con dấu được làm từ thương hiệu Trodat có gì đặc biệt? Câu chuyện bắt đầu từ năm 1912, khi Franz Just và vợ nấu mực in tem trên bếp và đổ chúng vào chai thủy tinh, mãi đến cuối năm đó, họ đã tiết kiệm đủ tiền để mở một doanh nghiệp nhỏ sản xuất tem ở Vienna. Năm 1960, con trai ông là Walter Just đăng ký nhãn hiệu sản phẩm Trodat. Trodat được tạo thành từ các âm tiết Tro và Dat. Tro là viết tắt của trolitul – một loại nhựa được dùng để làm tem – và dat là viết tắt của date stamp. Nền móng cho một công ty toàn cầu đã được đặt, thương hiệu Trodat đồng nghĩa với những con tem chất lượng cao – và Printy của chúng tôi vẫn là con tem bán chạy nhất thế giới cho đến ngày nay.

Dấu Trodat là hãng dấu đang được sử dụng nhiều trong việc khắc thông tin dài và cũng được rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam sử dụng. Con dấu được sản xuất tại Châu Âu trên quy trình nghiêm ngặt, với thiết kế bo vuông cứng cáp, chắc chắn. Sử dụng con dấu thương hiệu này bạn đã góp phần trong việc bảo vệ môi trường, bởi vì sự bền vững của thương hiệu Trodat được quan tâm đặc biệt từ năm 1993. Hãng dấu Trodat với bộ quy trình gia tăng giá trị chú trọng đến tuổi thọ sản phẩm, cụ thể gồm: Sử dụng nguyên liệu sạch, tiết kiệm năng lượng, quy trình sản xuất và tái chế có trách nhiệm, tập trung vào giảm thải CO2, đạt nhãn sinh thái của Áo,…

Hãng sản xuất dấu TDStamp

Con dấu được làm từ thương hiệu TDStamp có gì đặc biệt? TDStamp ra đời vào những năm 90 với khởi nguồn từ niềm đam mê với ngành nghề khắc dấu truyền thống. TDStamp (hay còn được biết đến với tên Tiến Dũng) được tạo ra bởi tay người Việt, với mong muốn đầu tiên là để người Việt được ghi lại dấu ấn bản thân qua con dấu. Năm 2003, TDStamp chính thức chuyển mình sang lĩnh vực sản xuất con dấu. Dấu TDStamp là hãng dấu nội địa luôn không ngừng cải tiến để mang đến trải nghiệm mới và nâng cao chất lượng hàng Việt. Hiện tại, thế mạnh của hãng là những con dấu phổ biến như: Hộp dấu chữ nhật và hộp dấu tròn, con dấu Flash, phụ kiện con dấu & màu mực,… Nếu bạn muốn ủng hộ người Việt Nam có thể lựa chọn hãng dấu TDStamp cho công việc của mình.

> Xem thêm: So sánh dấu Shiny và Trodat.

Các tiêu chí lựa chọn cơ sở khắc con dấu chuyên nghiệp

Làm sao để chọn đúng cơ sở khắc con dấu uy tín? Hiện nay, tại các thành phố lớn, danh sách cơ sở khắc dấu tại TpHCM hay Hà Nội ngày càng tăng. Chính vì vậy cũng gây khó khăn cho các cá nhân, tổ chức cầu khắc con dấu. Dưới đây là một số tiêu chí đánh giá giúp bạn lựa chọn được đơn vị uy tín, cụ thể là:

Có website và các kênh truyền thống xã hội thể hiệu thương hiệu cụ thể với nội dung được đầu tư mang lại giá trị cho khách hàng từ hình ảnh cho đến những kinh nghiệm khắc dấu kiến thức liên quan, thể hiện chuyên gia trong ngành.
Cung cấp nhiều loại có dấu với giá khắc dấu bằng với trung bình thì trường không quá cao cũng không quá rẻ.
Có thể khắc dấu theo yêu cầu hay khắc nhiều con dấu khác nhau để chắc chắn là đơn vị cung cấp chữ không phải đơn vị trung gian.
Nhận được nhiều đánh giá cao từ các khách hàng hay đối tác, có hình ảnh feedback loại con dấu riêng biệt không trùng lặp với hình ảnh con dấu của các đơn vị khác.
Tự chủ về cơ sở vật chất trang thiết bị máy móc hiện đại như: Công nghệ làm con dấu hiện nay (công nghệ khắc dấu laser) hay máy khắc dấu.
Quan tâm đến vấn đề bền vững, bảo vệ môi trường hay các yếu tố xã hội khác.
Nhân viên tư vấn nhiệt tình tư vấn rõ ràng.
Các thông tin hay giá cả công khai trên internet.
Cung cấp con dấu nhanh chóng có thể lấy liền.

Tổng kết

Khắc dấu Hoàng Long giúp bạn khẳng định Vị Thế Trời Đông trở thành Thương Hiệu số 1 Châu Á, chúng tôi cung cấp dịch vụ Khắc con dấu tại TpHCM và Khắc dấu tại Hà Nội hay khắc con dấu theo tỉnh, thành trải dài từ Bắc chí Nam của đất nước Việt Nam.

Bài viết trên Khắc dấu Hoàng Long đã tổng hợp các thông tin tổng quan và đầy đủ nhất về con dấu là gì và tất tần những gì cần biết về khắc con dấu, hy vọng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn cũng như lựa chọn cho mình con dấu phù hợp. Bạn có thể xem các liên kết để tìm hiểu sâu hơn từng thông tin, hoặc liên hệ ngay Khắc dấu Hoàng Long để được giải đáp thắc mắc, chúng tôi sẽ cập nhật thêm những thông tin mới nhất liên quan nhằm mang giá trị và trải nghiệm tốt nhất đến khách hàng. Ngoài ra nếu bạn đang có nhu cầu làm con dấu liên hệ ngay Khắc dấu Hoàng Long qua thông tin sau:

Website: https://khacdauhoanglong.com/
Hotline: 0977.010.608
Mail: khaccondauhoanglong@gmail.com

Cẩm nang - Kiến thức làm con dấu

Con dấu là gì? Tất tần tật về khắc con dấu 2024

Con dấu là gì?