Thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty online qua mạng điện tử mới nhất 2023

Thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty online ra đời giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và thủ tục đơn giản hơn đăng ký mẫu dấu thông thường. Luật Doanh nghiệp 2020 ra đời là một cuộc cách mạng thay đổi tư duy về con dấu vốn đã ăn sâu vào tiềm thức bao thế hệ doanh nghiệp. Con dấu tròn không còn “quyền uy pháp lý” tuyệt đối như nhiều người vẫn nghĩ lâu nay.

Từ năm 2021, cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin điện tử; nhu cầu giao dịch nhanh chóng và tối giản các thủ tục hành chính ngày càng gia tăng. Vì vậy mà chữ ký số đang dần thay thế con dấu thông thường 

Để giúp doanh nghiệp nắm rõ quy trình và thực hiện nhanh chóng, Khắc dấu Hoàng Long sẽ hướng dẫn các đăng ký mẫu dấu công ty qua mạng mới nhất 2023 chính xác nhất. 

Những điều mới nhất về con dấu doanh nghiệp năm 2023 – Công nhận chữ ký số là dấu của doanh nghiệp

Quy trình đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử được quy định tại Nghị định số 78/2015/NĐ-CP đã được ban ngày từ ngày 14/9/2015 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp, cụ thể bao gồm: 

Điều 35: Đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.

Điều 36: Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử hợp lệ.

Điều 37: Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng.

Điều 38: Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh.

Điều 39: Xử lý vi phạm, khiếu nại và giải quyết tranh chấp liên quan đến chữ ký số công cộng, Tài khoản đăng ký kinh doanh.

Theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP, cho biết: “Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được mã hóa các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng để ký thay cho chữ ký trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng internet.”

Theo luật Doanh nghiệp năm 2020 đến nay, pháp luật đã công nhận thêm một hình thức mới về con dấu doanh nghiệp ngoài dấu hiện vật là “Dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử”. Theo đó, Nhà nước quy định ngoài các con dấu truyền thống thì chữ ký số cũng được công nhận là dấu của doanh nghiệp, có đầy đủ giá trị pháp lý.

Hai trường hợp cần đăng ký mẫu dấu công ty online qua mạng điện tử

Khi doanh nghiệp tự làm hoặc đặt làm con dấu theo quy định pháp luật, bạn cần đăng ký thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để tiến hành đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

• Trường hợp thứ nhất: Doanh nghiệp chỉ được cấp con dấu sau khi đã hoàn thành đầy đủ thủ tục thành lập công ty. Nếu doanh nghiệp thành lập mới, muốn sử dụng mẫu dấu mới thì nội dung thông báo sử dụng mẫu dấu bao gồm:
• Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;
• Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu mới. 
• Mẫu đăng ký con dấu của doanh nghiệp theo Phụ lục II.8 – Thông báo Về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp theo Thông tư 20/2015/TT – BKHĐT ngày 01 tháng 12 năm 2015.
• Trường hợp thứ hai: Doanh nghiệp được cấp con dấu sau khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp. Công ty muốn thay đổi con dấu cũ thành con dấu mới thì nội dung thông báo thau đổi mẫu dấu gồm: 
• Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;
• Mẫu con dấu cũ, số lượng con dấu cũ. 
• Số lượng con dấu mới, mẫu con dấu mới, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu mới. 
• Mẫu đăng ký con dấu của doanh nghiệp theo Phụ lục II.9 – Thông báo Về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu của doanh nghiệp theo Thông tư 20/2015/TT.

Thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty qua mạng điện tử

Bước 1: Tạo tài khoản đăng ký doanh nghiệp

Vào trang web: dangkykinhdoanh.gov.vn và tạo tài khoản đăng ký doanh nghiệp theo hướng dẫn. Doanh nghiệp cần phải có một tài khoản đăng ký doanh nghiệp trên cổng thông tin đăng ký kinh doanh quốc gia. Để đăng tải mẫu con dấu của công ty qua mạng điện tử.    

– Tại cửa sổ đăng nhập, nhấn [Tạo tài khoản mới]. 

• Nhập các thông tin về việc tạo tài khoản tại mục “Chi tiết đăng nhập”, “Thông tin cá nhân”, “Địa chỉ liên hệ”. 

•  Nhập mã Captcha à Nhấn nút [Đăng ký] để gửi yêu cầu đăng ký tài khoản. Đăng nhập vào địa chỉ email đã đăng ký, mở email kích hoạt tài khoản mà Hệ thống đã gửi à Nhấn vào đường dẫn kích hoạt tài khoản và hoàn tất quá trình đăng ký tài khoản. Trong trường hợp kích hoạt thành công, Hệ thống hiển thị thông báo tài khoản đã được kích hoạt thành công 

Bước 2: Tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu qua mạng

Sau khi đăng nhập vào tài khoản đăng ký kinh doanh tại trang web dangkykinhdoanh.gov.vn, cá nhân tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu theo các bước:

• Chọn phương thức nộp hồ sơ: 

Việc tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu gồm hai hình thức nộp hồ sơ:

– Nếu nộp hồ sơ bằng Tài khoản đăng ký kinh doanh, người ký xác thực hồ sơ cần được cấp Tài khoản đăng ký kinh doanh.

– Nếu nộp hồ sơ bằng Chữ ký số công cộng, người ký xác thực hồ sơ cần được gán Chữ ký số công cộng vào Tài khoản.

• Chọn loại đăng ký trực tiếp: Chọn hình thức đăng ký online: Đăng ký thành lập thay đổi doanh nghiệp/ đơn vị trực thuộc;

• Tìm kiếm doanh nghiệp/ đơn vị trực thuộc để tiến hành đăng ký thay đổi: 

• Chọn loại đăng ký thay đổi: thông báo mẫu dấu;

• Chọn loại giấy tờ nộp qua mạng điện tử;

• Xác nhận thông tin đăng ký.

Theo Điều 44 Luật Doanh nghiệp thì doanh nghiệp bắt buộc phải thông báo sử dụng mẫu dấu trước khi sử dụng trong các trường hợp sau:

• Đăng ký sử dụng con dấu lần đầu khi thành lập doanh nghiệp;
• Doanh nghiệp muốn thay đổi về số lượng, nội dung, hình thực, màu sắc của con dấu;
• Doanh nghiệp thay đổi nội dung con dấu bao gồm tên doanh nghiệp/địa chỉ/mã số doanh nghiệp…
• Những doanh nghiệp đăng ký thành lập trước ngày 01/7/2015 nhưng có nhu cầu sử dụng con dấu theo quy định mới
• Doanh nghiệp bị mất con dấu, con dấu bị hỏng, mờ, không thể sử dụng được nữa.

Bước 3: Kê khai thông tin trong hồ sơ thông báo mẫu dấu qua mạng điện tử

Cá nhân nộp hồ sơ thực hiện theo các bước:

• Nhập khối thông tin mẫu dấu: Cá nhân nhập các thông tin về mẫu con dấu bao gồm: Loại thông báo, ngày có hiệu lực, số lượng con dấu, ghi chú (nếu có) và tải thông báo về mẫu dấu. 

• Điền khối thông tin Người ký: Cần chỉ định người ký trên hồ sơ doanh nghiệp, khi đó người ký phải sử dụng chữ ký công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh trong hồ sơ doanh nghiệp;

• Điền khối thông tin người liên hệ: Cá nhân nộp hồ sơ thực hiện điền thông tin về người nộp hồ sơ để nhận thông báo về tình trạng xử lý hồ sơ;// Cần chỉ định người ký trên hồ sơ doanh nghiệp, khi đó người ký phải sử dụng chữ ký công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh trong hồ sơ doanh nghiệp;

• Kiểm tra thông tin hồ sơ: Nhấn nút “kiểm tra thông tin” để kiểm tra xem các thông tin cần nhập đã đầy đủ và đúng theo yêu cầu;

Bước 4: Tải văn bản điện tử đính kèm hồ sơ thông báo mẫu dẫu

Khi nộp hồ sơ đăng ký qua mạng điện tử, cá nhân nộp hồ sơ cần tải lên đầy đủ các giấy tờ theo quy định về thành phần hồ sơ (giống như hồ sơ bản giấy). 

Hệ thống chấp nhận cả hai loại tài liệu đính kèm:

• Tài liệu đính kèm thông thường được scan (có đủ chữ ký theo yêu cầu);
• Tài liệu đính kèm có đầy đủ chữ ký số theo quy định dưới dạng bản điện tử.

Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mẫu dấu công ty online

Sau khi cá nhân nộp hồ sơ đã điền đầy đủ thông tin của hồ sơ, nhấn nút “chuẩn bị”.

• Nhập mã xác nhận hiểm thị trên màn hình. Tên Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận hồ sơ được hiển thị bên dưới đoạn mã xác nhận và dưới dạng không chỉnh sửa. Nếu hồ sơ vẫn còn thiếu thông tin theo quy định, Hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo đỏ, cá nhân nộp hồ sơ phải chỉnh sửa và chuẩn bị lại hồ sơ. Hệ thống tự động chọn Phòng Đăng ký kinh doanh để xử lý hồ sơ căn cứ vào tỉnh/ thành  phố của địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp đã nhập tại bước nhập thông tin.

• Nếu hồ sơ đã đầy đủ thông tin theo quy định, nhập “chuỗi ký xác nhận” và nhấn nút “xác nhận” để hoàn thành bước chuẩn bị hồ sơ.

Hệ thống tạo mã số tham chiếu của hồ sơ có dạng: OD-xxxxxxx/xx. Hồ sơ được chuyển sang trạng thái “Đã chuẩn bị” và không thể chỉnh sửa được thông tin. 

Bước 6: Ký số/ xác nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

Việc chỉ định người ký số/ xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được thực hiện tại bước kê khai thông tin trong bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điên tử.

• Để tiến hành ký số/xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, cá nhận chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ cần ký, nhấn nút “ký số/xác thực bằng tài khoản ĐKKD” để tiến hành ký số/xác thực.

• Khi hồ sơ đã có đủ chữ ký, trạng thái hồ sơ sẽ chuyển thành “đã ký” . nếu phát hiện sai sót trong việc gán tên cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ, cá nhân nộp hồ sơ có thể thay đổi thông tin về cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ, sau đó nhấn nút “Hủy bỏ việc ký hồ sơ” và thực hiện lại bước ký lên hồ sơ từ đầu.

• Với trường hợp hồ sơ dùng chữ ký số công cộng, cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ thực hiện các bước sau:

• • Cắm USB token vào ổ USB của máy tính để bàn, laptop;
  • Chọn nút xác nhận “Tôi xin cam đoan tính trung thực, chính xác và toàn vẹn của hồ sơ đăng ký và các tài liệu đính kèm”;
  • Chọn nút [Xác nhận];
  • Chọn nút [Ký số/Xác thực bằng Tài khoản ĐKKD];
  • Nhập mã PIN;
  • Khi có thông báo việc ký số thành công, chọn nút [Đóng].

•  Với trường hợp hồ sơ dùng Tài khoản đăng ký kinh doanh, cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ thưc hiên các bước sau:

• • Tích chon nút xác nhân “Tôi xin cam đoan tính trung thực, chính xác và toàn vẹn của hồ sơ đăng ký và các tài liệu đính kèm” -> Phần tên đăng nhập đã được mặc định sẵn, người ký chỉ cần nhập mật khẩu của tài khoản thông thường đã tạo;

• • Nhấn nút [Xác nhận].

Bước 7: Nộp hồ sơ vào Phòng Đăng ký kinh doanh

• Sau khi tất cả các cá nhân có trách nhiệm đã ký vào hồ sơ, cá nhân nộp hồ sơ bấm nút “Nộp hồ sơ vào Phòng ĐKKD”.

• Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp sẽ chuyển sang trạng thái “Đã gửi đi”  khi được tiếp nhận thành công trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia và hiển thị hai bản in trên tài khoản của người nộp hồ sơ.

Bước 8: Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ

Sau khi hồ sơ được lưu trên ứng dụng đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện từ, cá nhân nộp hồ sơ có thể tìm kiếm hồ sơ tại bất kỳ thời điểm nào.

Nếu có sai sót hoặc nhầm lẫn, người đăng ký có thể tiến hành sửa chữa bổ sung tại [Dang sách Hồ sơ Đăng ký].

Sau nộp, hồ sơ sẽ được lưu lại, người dùng có thể tìm kiếm hồ sơ tại bất cứ thời điểm nào. Hơn nữa, người sử dụng có thể nhìn thấy tình trạng xử lý bộ hồ sơ đã đăng ký.

Trong trường hợp nhầm lẫn, sai sót, người đăng ký có thể sửa chữa, bổ sung thông tin mà không phải thanh toán lệ phí đăng ký doanh nghiệp.

Bước 9: Sửa đổi, bổ sung hồ sơ trong trường hợp hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung

Sau khi hồ sơ đã được nộp trưc̣ tuyến, Phòng Đăng ký kinh doanh xem xé t để xử lý hồsơ do doanh nghiêp̣ nôp̣. Trong trường hợp Phòng Đăng ký kinh doanh yêu cầu doanh nghiêp̣ sửa đổi, bổ sung hồ sơ, người nộp hồ sơ/người đăng ký sẽnhâṇ đươc̣ email thông báo tại địa chỉ email đã đăng ký.

Khi đăng nhập vào tài khoản của mình người nộp hồ sơ/người đăng ký, người nộp hồ sơ/người đăng ký có thể xem Thông báo yêu cầu bổ sung thông tin của Phòng Đăng ký kinh doanh đối với hồ sơ đó. 

Các bước nộp hồ sơ sửa đổi bổ sung:

• Xem thông báo sửa đổi, bổ sung;
• Sửa đổi thông tin/tài liệu đính kèm;
• Ký xác thực hồ sơ;
• Nhận giấy biên nhận mới.

Bước 10: Nhận kết quả

Sau khi hồ sơ đã được nộp trưc̣ tuyến, Phòng Đăng ký kinh doanh xem xét để xử lý hồ sơ do doanh nghiêp̣ nôp̣ . Trong trường hợp hồ sơ đăng ký qua mạng hợp lệ, người nộp hồ sơ sẽ nhâṇ đươc̣ email thông báo tại địa chỉ email đã đăng ký. Đối với hồ sơ thông báo mẫu dấu, doanh nghiệp không cần nộp hồ sơ bằng bản giấy đến Phòng Đăng ký kinh doanh.

Doanh nghiệp truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tra cứu mẫu dấu của doanh nghiệp đã được đăng tải.

Nếu hồ sơ hợp lệ, Trong vòng 03 ngày làm việc, Mẫu dấu công ty sẽ được thông báo trên Cổng thông tin quốc gia, Doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo qua email phản hồi về việc đồng ý hồ sơ của Sở. Nếu doanh nghiệp muốn tra cứu mẫu dấu: vào dangkykinhdoanh.gov.vn để tiến hành tra cứu.

Thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty qua mạng/ online là một đổi mới hết sức tiến bộ, không những góp phần hỗ trợ doanh nghiệp rút gọn thủ tục kinh doanh mà còn thể hiện sự hội nhập vào xu hướng phát triển chung của thế giới. Nếu còn vấn đề thắc mắc hoặc chưa rõ bạn có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua tổng đài tư vấn luật doanh nghiệp của  HOTLINE … của Khắc Dấu Hoàng Long để được tư vấn trực tiếp.

Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu khắc con dấu tại TpHCM hay Hà Nội liên hệ ngay 0977.010.608 để được hỗ trợ tư vấn và báo giá cùng nhiều ưu đãi hấp dẫn.