Tin tức
Cách đóng dấu chuẩn trên văn bản từ A-Z
Có rất nhiều loại con dấu dùng trong doanh nghiệp khác nhau với đa dạng các cách đóng dấu khác nhau. Việc hiểu đúng về cách đóng con dấu của mỗi loại sẽ giúp đảm bảo tính pháp lý của văn bản, sử dụng đúng mục đích của con dấu. Bài viết dưới đây sẽ nêu chi tiết về các cách đóng dấu công ty cũng như các căn cứ pháp lý dành cho từng loại con dấu.
Các loại đóng dấu thường dùng trong công ty
Có nhiều loại con dấu khác nhau sử dụng trong công ty. Trong đó có 3 loại con dấu chính: Con dấu chữ ký, dấu giáp lai, đóng dấu treo.
Ngoài ra còn các loại con dấu bổ trợ khác dùng trong doanh nghiệp như dấu chức danh, dấu trên hóa đơn GTGT, dấu Mã số thuế, dấu đã thu tiền, dấu đã chi tiền, dấu xuất hoá đơn,…
Căn cứ pháp lý về sử dụng con dấu và quy cách đóng con dấu trên văn bản
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
- Điều 13, 15 thông tư 01/2011/TT-BNV, ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011
- Nghị định 99/2016/NĐ-CP, ban hành ngày 01 tháng 07 năm 2016
- Điều 43 Luật doanh nghiệp năm 2020
-
Nghị định số 30/NĐ- CP ngày 5/3/2020 thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư
Cách đóng con dấu đúng chuẩn các loại con dấu theo quy định của Pháp luật
Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về sử dụng con dấu như sau:
Điều 33. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
- Sử dụng con dấu
- a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
- b) Khi đóng con dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
- d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
Cách đóng dấu công ty đúng chuẩn
Cách đóng dấu chữ ký đúng chuẩn
Dấu chữ ký là dấu được đóng lên chữ ký của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản và sử dụng thường xuyên trong doanh nghiệp.
Các loại văn bản cần được đóng dấu chữ ký:
- Hợp đồng
- Công văn gửi đối tác, cơ quan nhà nước, như: công văn, các loại hồ sơ, thủ tục khác theo quy định pháp luật.
- Các quyết định
Cách đóng con dấu chữ ký đúng chuẩn theo Điều 32, 33 Nghị định 30/2020:
- Chỉ đóng con dấu khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền.
- Khi đóng con dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
\Quy cách đóng dấu giáp lai đúng quy định
Dấu giáp lai được đóng ở bìa phải hoặc bìa trái văn bản có từ 2 tờ trở lên để xác thực tài liệu cùng một bộ. Tuy không có giá trị pháp lý nhưng rất cần thiết để tránh thất lạc, làm giả mạo giấy tờ.
Đóng con dấu giáp lai đúng chuẩn theo khoản 2, điều 13, Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011: “dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản”.
Tuy vậy, tùy vào quy định riêng của mỗi doanh nghiệp vẫn có thể đóng trên bìa trái văn bản. Ngoài ra nếu văn bản có trên 5 trang thì sẽ đóng thành nhiều nhóm giáp lai khác nhau. Và các nhóm này có liên kết giáp lai. Ví dụ: Đóng giáp lai trang 1-5, trang 5-9, trang 9-13,…
Cách đóng dấu treo chuẩn
Dấu treo là con dấu đóng lên trang đầu của văn bản, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục đính kèm văn bản chính.
Dấu treo không có tính pháp lý, chủ yếu để xác nhận tài liệu là một phần của văn bản chính. Ví dụ các hoá đơn, văn bản cuộc họp,…
Cách thức đóng thường do người đứng đầu tổ chức quy định. Cách đóng dấu treo đúng chuẩn căn cứ vào khoản 3, điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP: “3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.”
Cách đóng dấu trên văn bản khác
Cách đóng dấu văn bản sẽ dùng trên nhiều loại tài liệu khác nhau, nhiều loại dấu khác nhau. Ví dụ đóng dấu giám đốc, dấu chức danh cho các giấy tờ nội bộ hoặc trên các hợp đồng,.. Hoặc các dấu mộc trên các hoá đơn hay đóng dấu mã số thuế.
Cách đóng dấu Giám đốc, dấu chức danh khác
Dấu chức danh dành cho các vị trí lãnh đạo trong công ty từ Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc cho đến Giám đốc chi nhánh, trưởng phòng Kinh doanh,…
Dấu chức danh thường sẽ đóng vào vị trí cuối văn bản, nơi sẽ có chữ ký của người có thẩm quyền kèm con dấu chức danh.
Thường dấu chức danh sẽ đóng bên dưới nhưng không đè lên chữ ký.
Cách đóng dấu Mã số thuế (MST)
Dấu mã số thuế thường được đóng trong các hoá đơn, hoặc các khấu trừ thuế thu nhập cá nhân,… Dấu Mã số thuế không có quy định bắt buộc về vị trí đóng. Tuy nhiên thường được đóng vào các vị trí trống phù hợp nhằm cung cấp thông tin cho các bên. Như ví dụ bên dưới là đóng vào phần chữ ký cuối hoá đơn; hoặc phần trên vị trí ghi thông tin nơi được cấp hoá đơn.
Cách đóng dấu trên hóa đơn GTGT
Dấu đóng trên hóa đơn GTGT là dấu treo ở phần trên cùng tên hoá đơn. Hoặc ở phần chữ ký bên dưới.
Một số câu hỏi thường gặp về cách đóng con dấu mộc công ty
Khi nào cần đóng con dấu chữ ký?
Chữ ký được đóng bằng mộc chưa được công nhận tính pháp lý trong các văn bản chính thức của nhà nước, hợp đồng,… Vì vậy dấu đóng chữ ký chủ yếu dùng trong lưu hành nội bộ doanh nghiệp.
Cho dù vậy, việc giao con dấu cho người khác cũng phải có văn bản uỷ quyền rõ ràng.
Việc sử dụng đóng con dấu chữ ký giúp tiết kiệm thời gian khi cần ký tên liên tục vào các chứng từ, văn bản.
Cách đóng con dấu tròn công ty vào chữ ký
Đóng con dấu chữ ký cần ngay ngắn, đúng chiều mộc dấu, trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái.
Có thể đưa logo công ty vào dấu tròn không?
Từ ngày 01/01/2021, doanh nghiệp được quyền quyết định hình thức, nội dung con dấu. Do đó, quý công ty được toàn quyền đưa logo công ty vào dấu tròn.
Có cần phải khai báo với cơ quan nhà nước việc làm con dấu tròn công ty không?
Từ thời điểm Luật doanh nghiệp 2020 có hiệu lực (Ngày 1/1/2021), các doanh nghiệp được toàn quyền quyết định cách thức làm con dấu. Do đó không cần thông báo với các cơ quan nhà nước việc làm con dấu tròn công ty.
Cách đóng dấu trên hợp đồng
Tùy yêu cầu giữa hai bên và tính pháp lý của hợp đồng, các con dấu thường gặp là con dấu chữ ký, con dấu doanh nghiệp đóng trên chữ ký, con dấu giáp lai, dấu treo, dấu chức danh,…
Việc đóng các loại con dấu này sẽ tương tự như các cách đóng dấu được hướng dẫn trong phần 4 và 5 ở trên.
Quy định về quản lý và sử dụng con dấu
Theo điều 32, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc quản lý con dấu trong công tác văn thư được quy định như sau:
“Điều 32. Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.
- Văn thư cơ quan có trách nhiệm
- a) Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.
- b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản.
- c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.
- d) Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.
- Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.”
Do đó, việc quản lý và lưu trữ con dấu sẽ do văn thư cơ quan bảo quản, sử dụng con dấu tại trụ sở cơ quan. Khi cần đóng dấu, chỉ được đóng trực tiếp vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao của văn bản. Hoặc đóng dấu vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Việc giao con dấu cho đối tượng khác phải có sự cho phép của người có thẩm quyền trong công ty.
Phụ lục: Sự thay đổi về quy định đăng ký sử dụng con dấu trước và sau năm 2021 (Luật doanh nghiệp 2014 và 2020)
Giống nhau
- Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu
- Việc quản lý, sử dụng con dấu được quy định tại điều lệ công ty.
Khác nhau
| Luật doanh nghiệp 2020 | Luật doanh nghiệp 2014 |
| Không bắt buộc nội dung con dấu phải có tên và mã số doanh nghiệp | Bắt buộc phải có tên và mã số doanh nghiệp |
| Có sử dụng con dấu dưới hình thức điện tử | Không sử dụng |
| Không cần thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh. | Bắt buộc thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải trên cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia. |
Bài viết vừa cung cấp thông tin chi tiết về các loại con dấu doanh nghiệp và cách đóng các con dấu công ty đúng chuẩn quy định. Việc khắc dấu công ty rất đơn giản nhưng nếu chưa có kinh nghiệm sẽ gặp không ít khó khăn. HoangLongStamp mong có thể giúp quý doanh nghiệp nắm rõ hơn quy cách đóng dấu công ty. Kính chúc quý khách vạn sự hanh thông!
