Khắc dấu công ty

Tất tần tật những thông tin cần biết về khắc dấu công ty 

Con dấu công ty đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào, nó không chỉ là công cụ để khẳng định thương hiệu, đảm bảo tính pháp lý cho các văn bản, hợp đồng mà còn góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp cho hình ảnh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về việc khắc con dấu công ty, bao gồm quy định, thủ tục, loại dấu phù hợp, và những lưu ý quan trọng. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn tất tần tật những thông tin cần biết về khắc con dấu công ty, giúp bạn có cái nhìn toàn diện và lựa chọn dịch vụ khắc dấu phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.

Khắc dấu công ty là gì?

Khắc con dấu công ty là việc tạo ra con dấu riêng, chứa các thông tin riêng của công ty nhằm để doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác. Con dấu này được sử dụng để đóng dấu lên các văn bản, hợp đồng, và tài liệu, giúp xác nhận tính pháp lý và sự chấp thuận của công ty đối với các tài liệu đó.

Con dấu công ty có vai trò gì? Con dấu đóng vai trò rất quan trọng trong một công ty và là một công cụ không thể thiếu trong các doanh nghiệp dù là lớn hay nhỏ. Có thể nói, con dấu là một thứ không thể thiếu của các công ty, doanh nghiệp, cùng tìm hiểu lý do của việc này qua các vai trò của nó dưới đây nhé:

• Con dấu là công cụ được doanh nghiệp sử dụng để đóng lên văn bản, giấy tờ của đơn vị. Nó có ý nghĩa thể hiện giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của doanh nghiệp ban hành, những hợp đồng, giao dịch của công ty phải được đóng dấu thì mới có hiệu lực.
• Mỗi doanh nghiệp phải có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước, trong nội dung mẫu con dấu phải có thông tin về mã số doanh nghiệp và tên doanh nghiệp 
• Con dấu công ty thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp, tăng tính minh bạch khi thực hiện các giao dịch thương mại.
• Con dấu công ty giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian hơn so với ký bằng chữ, giảm thời gian trong việc quản lý tài liệu số lượng lớn.
• Con dấu công ty thể hiện dấu ấn, bản sắc và đặc trưng riêng của công ty, doanh nghiệp.
• Tạo sự đồng nhất trong phong cách làm việc đồng thời cũng tạo ra sự thống nhất trong việc truyền đạt thông tin nội bộ tổ chức.
• Con dấu công ty tạo thiện cảm với đối tác và tăng khả năng thành công khi hợp tác ký kết dự án, hợp đồng.

Những loại con dấu công ty phổ biến hiện nay

Hiện nay có rất nhiều con dấu được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau trên thị trường, nhưng đâu là những loại dấu được sử dụng phổ biến tại các công ty. Cùng tìm hiểu điều này ở dưới đây:

Con dấu pháp nhân (Con dấu tròn)

Con dấu pháp nhân (dấu tròn) là con dấu bắt buộc phải có của mỗi doanh nghiệp và được sử dụng xuyên suốt từ khi thành lập tới khi giải thể. Nội dung con dấu này thường bao gồm các thông tin sau: mã số thuế, tên công ty, quận/huyện, tỉnh/thành phố, loại hình doanh nghiệp và logo (tùy doanh nghiệp).

Con dấu chức danh

Con dấu chức danh (hay con dấu cá nhân) là con dấu được sử dụng riêng cho cá nhân nắm giữ các chức vụ quan trọng trong doanh nghiệp như chủ tịch hội đồng quản trị, chủ tịch công ty, giám đốc, tổng giám đốc;

Nội dung của con dấu chức danh thường bao gồm 2 thông tin là: chức danh và họ tên người dùng dấu;

Hiện nay không có quy định nào giới hạn đối tượng được làm dấu chức danh, nhưng thông thường loại dấu này sẽ được sử dụng bởi chủ tịch, (phó) giám đốc, (phó) trưởng phòng, leader dự án,… của công ty.

Con dấu thông tin doanh nghiệp

Đối với những công ty thường xuyên gửi thư từ hoặc có nhiều giao dịch, nhân viên thường phải ghi lại thông tin doanh nghiệp nhiều lần. Việc sử dụng con dấu vuông có khắc sẵn thông tin doanh nghiệp sẽ giúp nhân viên tiết kiệm được nhiều thời gian, nâng cao hiệu suất công việc.

Con dấu xác nhận

Con dấu xác nhận thường được nhân viên kế toán, nhân viên thu ngân, nhân viên quản lý kho ưu tiên sử dụng trong việc quản lý tiền và hàng hóa. Nội dung của con dấu được khắc thường là: đã thanh toán, chưa thanh toán, đã thu tiền, đã chuyển khoản, đã cọc, đã nhập kho, đã xuất kho…

Con dấu mã số thuế

Ngoài con dấu chức danh, các doanh nghiệp cũng thường sử dụng con dấu mã số thuế để xác nhận tính chính thức của các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh của mình. Con dấu mã số thuế được chia làm hai loại gồm con dấu mã số thuế cá nhân và con dấu mã số thuế doanh nghiệp.

Hiện nay, bên cạnh việc sử dụng con dấu doanh nghiệp, con dấu mã số thuế cũng được sử dụng khá phổ biến. Công dụng chính của con dấu này chính là được sử dụng để đóng lên các văn bản, giấy tờ,…

Con dấu mã số thuế giúp doanh nghiệp tiết kiệm không ít thời gian và tiện lợi trong quá trình sử dụng. Thay vì ghi nhớ mã số thuế của doanh nghiệp, bạn có thể sử dụng con dấu này để đóng vào hồ sơ khi cần thiết.

Con dấu tên kèm chữ ký

Con dấu tên kèm chữ ký trong doanh nghiệp thường được sử dụng bởi những nhân sự đặc thù như nhân viên kinh doanh, nhân viên kế toán, nhân viên mua hàng,… Bằng cách sử dụng con dấu tên kèm chữ ký, việc xử lý các hợp đồng sẽ trở nên gọn nhẹ hơn. Nếu là nhân viên kinh doanh, bạn có thể đính kèm theo số điện thoại trong con dấu để tiện liên lạc.

Con dấu tên kèm chữ ký thường được in trên mặt phẳng của con dấu và bao gồm tên và chữ ký của người sử dụng con dấu.

Một số quy định về con dấu công ty

Ngoài những kiến thức về Khắc con dấu công ty là gì? Những loại con dấu phổ biến tại các công ty thì việc nắm được các quy định về con dấu công ty sẽ giúp bạn có thêm hiểu biết để sử dụng chúng sao cho đúng và tránh được một số sai lầm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình.

• Căn cứ theo Luật Doanh nghiệp 2020 thì doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu trước khi sử dụng. Doanh nghiệp được quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp có thể tự khắc dấu hoặc đến cơ sở khắc dấu để làm con dấu.
• Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau đây:  Làm con dấu lần đầu sau khi đăng ký doanh nghiệp; Thay đổi số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu và màu mực dấu; Hủy mẫu con dấu.
• Việc quản lý và lưu giữ dấu phải thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp cần sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
• Nếu bị mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì doanh nghiệp được làm con dấu mới, đồng thời phải thông báo việc mất con dấu, mẫu Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
• Trong nội dung mẫu con dấu phải có thông tin về mã số doanh nghiệp và tên doanh nghiệp, ngoài thông tin nêu trên, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm ngôn ngữ, hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp. Tuy nhiên doanh nghiệp không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu: Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp; Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

Hướng dẫn thủ tục đăng ký mẫu con dấu cho công ty mới nhất

Hiện nay có 2 cách thức chủ yếu để bạn có thể thực hiện đăng ký mẫu con dấu đó là nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính tại Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội – Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công Bộ Công an. Cùng tìm hiểu xem 2 cách nộp hồ sơ dưới đây nhé.

Nộp hồ sơ trực tiếp

Theo Cổng Dịch vụ bộ Công an,  nếu bạn muốn thực hiện việc đăng ký mẫu con dấu mới theo cách thức nộp trực tiếp tại  Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội – Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì cần làm theo trình tự như sau:

• Bước 1: Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có nhu cầu đăng ký mẫu con dấu mới nộp hồ sơ về Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an cấp tỉnh. Hồ sơ đăng ký sẽ bao gồm các hồ sơ như sau:
  • Đối với doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp, hợp tác xã, Liên hiệp hợp tác xã: Giấy phép thành lập và hoạt động của cơ quan có thẩm quyền cấp cho tổ chức theo quy định của pháp luật (1 bản chính).
  • Đối với tổ chức trực thuộc doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật: Quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền; Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.
• Bước 2: Cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính hợp lệ và thành phần của hồ sơ
  • Nếu hồ sơ hợp lệ và đủ thành phần thì tiếp nhận hồ sơ và gửi Giấy biên nhận hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc qua Cổng dịch vụ công cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử liên hệ nộp hồ sơ.
  • Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thành phần hoặc không hợp lệ thì hướng dẫn và gửi Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc gửi Cổng dịch vụ công cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử liên hệ nộp hồ sơ.
  • Nếu hồ sơ không đủ điều kiện theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu thì không tiếp nhận hồ sơ, thông báo lý do từ chối và gửi Thông báo về việc từ chối giải quyết hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc qua Cổng dịch vụ công cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử liên hệ nộp hồ sơ.
• Bước 3: Căn cứ ngày hẹn trả kết quả trên Giấy biên nhận hồ sơ, Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trả kết quả trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc qua Cổng dịch vụ công.

Nộp hồ sơ trực tuyến

Còn đối với cách nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công Bộ Công an thì bạn cần thực hiện theo trình tự như sau:

• Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp của Bộ Kế hoạch và đầu tư
• Bước 2: Vào chức năng “Nộp hồ sơ trực tuyến”, sau đó ở mục “Chọn lĩnh vực thủ tục hành chính” bạn hãy chọn “Đăng ký, Quản lý con dấu” rồi nhấn tìm kiếm. Tiếp theo, trang sẽ xuất hiện các bộ thủ tục để bạn lựa chọn, khi đó hãy nhấp vào “Đăng ký mẫu con dấu mới (thực hiện tại cấp tỉnh)” để đăng ký mẫu dấu cho công ty.

• Bước 3: Sau khi chọn xong thủ tục đăng ký, bạn chọn “Nộp hồ sơ”.

• Bước 4: Khi đã xong bước trên, bạn sẽ thấy xuất hiện giao diện “Quy trình thực hiện dịch vụ công trực tuyến”, hãy nhập thông tin của công ty như sau:

• • Tại mục “Cơ quan tiếp nhận hồ sơ đăng ký mẫu con dấu”, chọn Nơi tiếp nhận hồ sơ: Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội – Công an tại nơi bạn đăng ký kinh doanh.

• Cũng tại giao diện trên, ở mục “Thông tin cơ bản”, điền đầy đủ thông tin:  Tên cơ quan, tổ chức đề nghị đăng ký mẫu con dấu; Loại hình Cơ quan/Tổ chức; Địa chỉ; Họ và tên người nộp hồ sơ; Số điện thoại liên hệ; Email; Số CCCD/CMND/Hộ chiếu; Loại hình con dấu.
• Tại mục “Thành phần hồ sơ”: Nhập tên các loại tài liệu, giấy tờ kèm theo trong “Các giấy tờ tài liệu có trong hồ sơ”
• Tại mục “Nhận kết quả”: Chọn 1 trong 2 hình thức nhận kết quả trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích; Tiếp tục nhập thông tin tại “Địa chỉ nhận kết quả”.

• Sau khi đã nhập đầy đủ các thông tin, cần kiểm tra lại nội dung đã nhập, tiếp tục chọn “Đồng ý và tiếp tục”.

• Bước 5: Khi đến giao diện “Thông tin hồ sơ”, tại mục “Thành phần hồ sơ”, bạn cần cung cấp các giấy tờ theo yêu cầu (theo hướng dẫn thành phần hồ sơ đối với từng loại hình tổ chức), chọn “Tệp tin” sau đó chọn mục “Scan file” hoặc chọn tệp tin để tải lên tương ứng với hồ sơ đăng ký mẫu dấu theo yêu cầu Cổng dịch vụ công Bộ Công an. Sau khi hoàn tất bước này thì chọn “Đồng ý và tiếp tục”.

• Bước 6: Sau khi đã hoàn thành xong các bước trên, bạn hãy kiểm tra lại đầy đủ các thông tin, nhập mã xác nhận do hệ thống cung cấp, chọn ô “Tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật về lời khai trên”. Cuối cùng bạn chỉ cần chọn “Nộp hồ sơ” là đã hoàn tất việc đăng ký mẫu con dấu.

• Bước 7: Sau khi hồ sơ đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp đã hoàn thiện quy trình nộp, bạn chỉ cần đợi xử lý hồ sơ và gửi thông báo về nếu hồ sơ hợp lệ.

Quy trình khắc con dấu công ty

Sau khi đã đăng ký mẫu con dấu, điều tiếp theo bạn cần làm là tiến hành khắc con dấu cho công ty của mình. Hãy tham khảo quy trình khắc con dấu công ty sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị những hồ sơ cần thiết cho việc khắc con dấu công ty

Mặc dù hiện nay việc khắc con dấu đã trở nên dễ dàng hơn khi đang có rất nhiều cơ sở khắc dấu trên thị trường cùng với việc quy định về con dấu cũng không quá khó khăn, nhưng bạn cũng cần phải chuẩn bị một số giấy tờ cần thiết cho việc này. Đầu tiên, bạn cần đem theo những hồ sơ như sau:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản gốc và bản sao).
• Giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật (CMND/CCCD).
• Giấy uỷ quyền (Nếu bạn được uỷ thác việc đi khắc con dấu cho công ty).

Bước 2: Liên hệ với cơ sở khắc dấu uy tín

Khi đã chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết, tiếp theo bạn cần tìm một đơn vị khắc dấu uy tín và liên hệ để thảo luận về các yêu cầu cho con dấu như: mẫu mã, chất liệu, kích thước, nội dung khắc lên con dấu, giá cả, thời gian nhận sản phẩm,…

Ngoài ra, nếu bạn chưa có sẵn mẫu thiết kế cho con dấu của mình, đừng ngần ngại nhờ cơ sở khắc dấu hỗ trợ thiết kế theo yêu cầu của công ty.

Bước 3: Xác nhận và tiến hành khắc con dấu

Sau khi đã hoàn thành việc thảo luận với cơ sở khắc dấu và thiết kế xong mẫu dấu, bạn cần xác nhận với họ để tiến hành việc khắc con dấu. Đừng quên để lại thông tin để đơn vị làm con dấu có thể liên hệ với bạn khi đã hoàn thành con dấu.

Ngoài ra, bạn có thể cân nhắc chọn những cơ sở có thêm dịch vụ giao con dấu tận nơi hoặc khắc con dấu lấy liền để tiết kiệm thời gian hoặc có nhu cầu sử dụng con dấu ngay.

Bước 4: Nhận con dấu và thanh toán

Cuối cùng, khi đã hoàn thành những việc trên bạn chỉ việc chờ để nhận sản phẩm và thanh toán chi phí khắc con dấu là xong. Ngoài ra, sau khi nhận con dấu, hãy kiểm tra kỹ sản phẩm xem có được khắc đúng theo yêu cầu, các chi tiết có sắc nét, mực in có nhờ hay mờ không,… rồi hãy thanh toán cho đơn vị khắc dấu.

Một số kinh nghiệm để chọn một cơ sở khắc con dấu công ty uy tín

Tại các thành phố lớn hiện nay, việc lựa chọn một đơn vị khắc con dấu công ty uy tín trở nên khá khó khăn khi mà các cơ sở khắc con dấu đang được mở ra ngày càng nhiều. Vậy làm sao để chọn được một nơi chuyên nghiệp để bạn gửi gắm việc làm con dấu cho công ty mình, hãy theo dõi một số kinh nghiệm sau đây để việc này trở nên dễ dàng hơn: 

• Bạn nên chọn cơ sở có giá sản phẩm được công khai rõ ràng, không có các chi phí ẩn, bên cạnh đó, bạn cũng nên tham khảo, so sánh giá cả và chất lượng giữa các cơ sở với nhau để lựa chọn đơn vị với mức chi phí phù hợp nhất.
• Đừng nên quá ham rẻ mà lựa chọn các cơ sở có giá thấp bất ngờ, thông thường những con dấu giá rẻ đều đi kèm với chất lượng không được tốt.
• Trước khi quyết định bạn cần tìm hiểu kỹ thông tin của cơ sở khắc dấu, xem xét sản phẩm có đa dạng, công nghệ có hiện đại không, có thể đáp ứng được các yêu cầu về con dấu của công ty bạn không,…
• Bạn hãy vào xem website, fanpage, các trang mạng xã hội để xem đánh giá từ khách hàng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ có tốt không,… Ngoài ra, hãy xem cơ sở đó có hoạt động và cập nhật thông tin thường xuyên không, sẽ không có một dịch vụ uy tín nào mà vài năm không cập nhật một tin tức gì mới cả.
• Bạn cần cơ sở có giấy phép hoạt động rõ ràng, kiểm tra xem nơi đó có các chứng nhận về chất lượng, tiêu chuẩn sản phẩm không.
• Hãy xem những đối tác mà cơ sở đó đã và đang hợp tác, từ đó bạn có thể biết được đơn vị đó có nhiều kinh nghiệm trong việc khắc con dấu cho công ty hay không.
• Bạn hãy xem cơ sở đó có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, dịch vụ chăm sóc khách hàng có tốt không, có chế độ bảo hành, sửa chữa hoặc hỗ trợ thay đổi thông tin trên con dấu khi cần hay không, nếu ở đó có dịch vụ giao hàng tận nơi hoặc khắc dấu lấy liền thì càng tốt.

   Kết luận

Có thể nói, trong doanh nghiệp, con dấu không chỉ là công cụ hỗ trợ trong việc khẳng định pháp lý cho văn bản, tài liệu, hợp đồng mà còn là biểu tượng cho công ty và thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách làm việc. Qua bài viết trên, có lẽ bạn cũng đã biết được sự quan trọng đó và nắm được phần nào những kiến thức cần thiết về nó. Hy vọng bạn có thể chọn được một cơ sở khắc con dấu công ty uy tín và thuận lợi trong việc làm con dấu cho doanh nghiệp của mình.