Các loại giấy tờ cần đóng con dấu trong tổ chức, doanh nghiệp

Con dấu là vật dụng không còn xa lạ trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Bạn có thể dễ dàng nhìn thấy con dấu xuất hiện trên các loại giấy tờ, văn bản khác nhau, từ giấy thông báo họp phụ huynh của nhà trường đến giấy tờ chứng minh quyền sở hữu đất đai, tài sản,… bạn có thể xem bài viết trước đó về tất tần tật về con dấu là gì? Bên cạnh đó, không phải ai cũng biết các loại giấy tờ cần đóng con dấu trong tổ chức, doanh nghiệp. HoangLongStamp sẽ cung cấp đến bạn đọc các thông tin đầy đủ và chi tiết về nội dung này ngay dưới đây.

Điều kiện sử dụng con dấu

Điều kiện sử dụng con dấu là gì? Điều 5 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính Phủ quy định về điều kiện sử dụng con dấu như sau:

• Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.
• Việc sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
• Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thì được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi.
• Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
• Trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi), thực hiện theo quy định sau đây:
  • Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng thêm dấu ướt phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền;
  • Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước tự quyết định việc sử dụng thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi;
  • Tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu.

Cách đóng dấu đúng quy định

Cách đóng dấu chuẩn như thế nào? Khoản 7 Điều 24 Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng con dấu có trách nhiệm “Đóng dấu vào văn bản, giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật”. Con dấu chỉ được đóng khi văn bản được ký bởi người có thẩm quyền và đóng theo đúng quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020, cụ thể:

• Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
• Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
• Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
• Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
• Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Sử dụng con dấu tại doanh nghiệp

Con dấu được sử dụng trong doanh nghiệp ra sao? Đối với các doanh nghiệp, việc sử dụng các loại con dấu tùy thuộc vào Điều lệ hoặc Quy chế do doanh nghiệp ban hành. Các doanh nghiệp có thể vận dụng các văn bản pháp lý hiện hành để xây dựng quy định nội bộ về quản lý và sử dụng con dấu nhằm đảm bảo hiệu quả và phù hợp.

Điều 43 Luật doanh nghiệp ngày 17/6/2020 quy định về con dấu doanh nghiệp như sau:

• Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
• Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Các loại giấy tờ cần đóng con dấu

Có những loại giấy tờ nào cần đóng con dấu? Hiện nay con dấu được sử dụng khá phổ biến trên các văn bản, giấy tờ thuộc nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Dưới đây là một số loại giấy tờ thông dụng cần đóng dấu chúng ta thường thấy hàng ngày.

Giấy tờ tại các cơ quan, tổ chức

Giấy tờ nào trong cơ quan, tổ chức cần đóng con dấu? Con dấu chỉ được đóng vào giấy tờ đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện. Con dấu được sử dụng là con dấu hình tròn, mực đỏ, được đóng lên chữ ký của người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Một số cơ quan, tổ chức sử dụng khắc dấu chức danh, khắc dấu tên thay cho việc in hoặc viết tay chức danh và tên người ký.

• Nghị quyết, Quyết định quy định trực tiếp, Quyết định quy định gián tiếp (ban hành hay phê duyệt một văn bản khác).
• Văn bản có tên loại: quy chế, quy định, đề án, báo cáo, thông báo, tờ trình, giấy ủy quyền, phiếu báo,…
• Công văn: gửi đến đơn vị, tổ chức, cá nhân với mục đích thông báo, chỉ đạo,…
• Giấy mời: giấy mời tham gia họp, hội nghị, hội thảo,..
• Giấy giới thiệu: giới thiệu cá nhân thuộc tổ chức, doanh nghiệp được cử đến tổ chức khác để làm việc trong khoảng thời gian nhất định.
• Bản sao văn bản (sao y, sao lục, trích sao): con dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện sao văn bản được đóng vào chữ ký của người có thẩm quyền ở phần bản sao.

Hầu hết các cơ quan, tổ chức đều quy định đóng dấu giáp lai lề bên phải văn bản có 02 trang trở lên để trên tất cả các trang đều có thông tin về con dấu, nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và tránh việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản.

Ngoài ra trên một số giấy tờ có thể xuất hiện các con dấu khác như: Dấu thể hiện độ mật (dấu chỉ độ mật: tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu chỉ mức độ khẩn (hỏa tốc, thượng khẩn, khẩn), dấu công văn đến (số trên sổ nhận công văn, ngày tháng nhận công văn),… Các con dấu này thường là khắc con dấu chữ nhật hay khắc con dấu vuông và được đóng góc bên trên phần nội dung của văn bản.

Giấy tờ tại các trường học

Giấy tờ nào tại các trường học cần đóng con dấu? Các trường học (mầm non, tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông, trung cấp, cao đẳng, đại học, trường dạy nghề,…) thuộc hệ thống giáo dục quốc dân đều có tư cách pháp nhân và con dấu riêng.

Việc sử dụng con dấu tại các trường học tùy thuộc vào quy định nội bộ hoặc Điều lệ hoạt động của trường. Các giấy tờ được đóng dấu tại trường học thường thấy gồm: quyết định, thông báo, giấy mời họp, giấy khen, bằng cấp, chứng chỉ,….

Bên cạnh các giấy tờ đóng dấu kể trên, hiện nay một số trường mầm non, tiểu học sử dụng các con dấu nhận xét học sinh. Đây là con dấu không mang tính pháp lý, chúng đa dạng, phong phú về màu sắc (xanh, đỏ,…), lời nhận xét (cô khen, con có cố gắng, giỏi lắm,…), biểu tượng kèm theo (mặt cười, bông hoa, ngôi sao,…) và được đóng vào vở hoặc phiếu bài tập của học sinh.

Hợp đồng ký kết giữa các bên

Các loại hợp đồng ký kết giữa các bên có cần đóng con dấu? Con dấu được sử dụng trong các hợp đồng là khắc dấu tròn và con dấu có mực đỏ. Dấu được đóng lên chữ ký của người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền hợp pháp và đóng giáp lai lên tất cả các trang của hợp đồng. Một số trường hợp đóng dấu treo lên phụ lục của hợp đồng nhằm khẳng định nó là một thành phần của hợp đồng.

Tuy nhiên trên thực tế không phải tất cả các hợp đồng đều được đóng dấu. Các hợp đồng không có dấu cũng không vì thế mà không có giá trị. Khi đó giá trị của hợp đồng được xác định dựa trên các yếu tố khác như: tư cách pháp nhân của người ký, điều kiện ký kết của hợp đồng,…

Các hợp đồng cần đóng dấu khi có quy định của cơ quan có thẩm quyền (hợp đồng xây dựng thuộc đối tượng áp dụng của Nghị định 37/2015/NĐ-CP ngày 22/4/2015 có một bên tham gia hợp đồng là tổ chức thì bên đó phải ký tên, đóng dấu theo quy định của pháp luật), quy định nội bộ của tổ chức và sự thỏa thuận giữa các bên giao dịch về việc sử dụng con dấu. 

Giấy tờ công chứng, chứng thực

Giấy tờ công chứng và chứng thực nào cần đóng con dấu? Giấy tờ công chứng phải có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng (bao gồm phòng công chứng và văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan). Giấy tờ chứng thực phải được người có thẩm quyền ký và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực, cụ thể:

• Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.
• Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.
• Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài

Đồng thời các văn bản, giấy tờ công chứng, chứng thực có từ 02 trang trở lên thì phải đóng dấu giáp lai vào tất cả các trang.

Kết luận

Như vậy, mỗi con dấu đóng trên từng loại giấy tờ đều có mục đích và cách thức sử dụng khác nhau, tuân thủ các quy định hiện hành của pháp luật và của tổ chức, doanh nghiệp quản lý con dấu. Hy vọng bài viết trên đã cung cấp các thông tin hữu ích về các loại giấy tờ cần đóng con dấu, giúp bạn đọc có cái nhìn tổng thể và vận dụng hiệu quả trong đời sống, công việc. Bên cạnh đó HoangLongStamp là một trong những cơ sở khắc con dấu hàng đầu hiện nay, nếu bạn đang có nhu cầu làm con dấu, hoặc có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ ngay chúng tôi, để được hỗ trợ tư vấn nhiệt tình.

Thông tin liên hệ:

• Website: https://khacdauhoanglong.com/
• Hotline: 0977.010.608
• Mail: khaccondauhoanglong@gmail.com

HoangLongStamp giúp bạn khẳng định Vị Thế Trời Đông trở thành Thương Hiệu số 1 Châu Á, chúng tôi cung cấp dịch vụ khắc con dấu theo tỉnh và thành phố trải dài từ Bắc chí Nam của đất nước Việt Nam, cụ thể như:

• Khắc dấu tại Hà Nội.
• Khắc con dấu tại TpHCM.
• Khắc con dấu tại Bắc Giang.
• Khắc con dấu tại Bắc Ninh.
• Khắc con dấu tại Đồng Nai.
• Khắc con dấu tại Biên Hòa.
• Khắc con dấu tại Bình Dương.
• Khắc con dấu tại Dĩ An.
• Khắc con dấu tại Thuận An.
• Khắc con dấu tại Vũng Tàu.
• Khắc con dấu tại Cần Thơ.
• Khắc con dấu tại Kiên Giang.
• Khắc con dấu tại Tiền Giang.
• …