Chứng thực chữ ký là gì? Tìm hiểu chi tiết và đầy đủ

Chứng thực chữ ký không chỉ là một thủ tục hành chính đơn thuần mà còn mang giá trị pháp lý quan trọng trong việc xác nhận tính xác thực của chữ ký trên giấy tờ, văn bản. Đây là công cụ giúp đảm bảo tính minh bạch, đáng tin cậy trong giao dịch dân sự, kinh tế và hành chính, đồng thời là cơ sở pháp lý để bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan. Vậy chứng thực chữ ký được thực hiện như thế nào, ở đâu, và cần lưu ý gì? Hãy cùng HoangLongStamp tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

Chứng thực chữ ký là gì?

Khái niệm chứng thực chữ ký là gì? Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận rằng chữ ký trên giấy tờ, văn bản là do chính người yêu cầu chứng thực tạo ra. Hoạt động này nhằm đảm bảo tính xác thực của chữ ký, giúp bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các cá nhân, tổ chức trong giao dịch dân sự, kinh tế và hành chính.

Theo quy định tại Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực chữ ký không chỉ xác minh chữ ký thật mà còn là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung giấy tờ hoặc văn bản đó.

Giá trị pháp lý của chứng thực chữ ký

Chữ ký được chứng thực có giá trị pháp lý quan trọng, bao gồm:

• Chứng minh chữ ký hợp lệ: Xác nhận chữ ký trong văn bản hoặc giấy tờ là chữ ký thật của người yêu cầu chứng thực.
• Căn cứ pháp lý: Được sử dụng làm bằng chứng để xác định trách nhiệm pháp lý của người ký với nội dung trong tài liệu.
• Hỗ trợ giao dịch hợp pháp: Đảm bảo tính minh bạch, đáng tin cậy trong các văn bản, giao dịch dân sự hoặc kinh doanh.

Thủ tục chứng thực chữ ký

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Người yêu cầu cần chuẩn bị: Bản chính hoặc bản sao có chứng thực của Giấy chứng minh nhân dân (CMND)/Căn cước công dân (CCCD) hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.

Văn bản, giấy tờ cần chứng thực chữ ký. Nếu giấy tờ bằng tiếng nước ngoài, cần nộp kèm bản dịch ra tiếng Việt.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Nộp hồ sơ tại các cơ quan có thẩm quyền như:

• Phòng Tư pháp cấp huyện, quận, thị xã.
• UBND cấp xã.
• Cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự.
• Tổ chức hành nghề công chứng.

Nếu người yêu cầu chứng thực không thể đi lại hoặc có lý do chính đáng (như già yếu, bị tạm giữ, thi hành án), có thể nộp hồ sơ ngoài trụ sở cơ quan tiếp nhận.

Bước 3: Giải quyết hồ sơ

Kiểm tra hồ sơ: Đảm bảo giấy tờ hợp lệ và người yêu cầu minh mẫn, nhận thức được hành vi của mình.

Chứng thực chữ ký:

• Yêu cầu người yêu cầu ký trước mặt.
• Ghi lời chứng vào văn bản, ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực.
• Đối với giấy tờ có nhiều trang hoặc nhiều tờ, phải ghi lời chứng vào trang cuối và đóng dấu giáp lai.

>>> Xem thêm: Tạo chữ ký online.

Quy định về chứng thực chữ ký

Trách nhiệm của các bên

• Người yêu cầu chứng thực: Chịu trách nhiệm về nội dung văn bản ký để chứng thực, đảm bảo giấy tờ không vi phạm pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội.
• Người thực hiện chứng thực: Chịu trách nhiệm về tính xác thực của chữ ký trong giấy tờ được chứng thực.

Các trường hợp không được chứng thực chữ ký

• Người yêu cầu không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
• Giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/Hộ chiếu) không còn giá trị hoặc giả mạo.
• Giấy tờ, văn bản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, hoặc có nội dung như:
• Xuyên tạc lịch sử, kích động chiến tranh.
• Chống phá cách mạng, xúc phạm danh dự, uy tín cá nhân hoặc tổ chức.
• Văn bản là hợp đồng, giao dịch (trừ các trường hợp ủy quyền không có thù lao hoặc không liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản).

Cơ quan có thẩm quyền chứng thực

• Phòng Tư pháp cấp huyện: Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản, bao gồm chữ ký người dịch.
• UBND cấp xã: Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, trừ chữ ký người dịch.
• Cơ quan đại diện ngoại giao/lãnh sự: Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, bao gồm chữ ký người dịch.
• Công chứng viên: Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, trừ chữ ký người dịch.

Thời gian và lệ phí chứng thực

Thời gian: Yêu cầu chứng thực thường được giải quyết ngay trong ngày làm việc tiếp nhận hồ sơ hoặc ngày làm việc tiếp theo nếu nộp sau 15 giờ.

Lệ phí:

• Phòng Tư pháp và UBND cấp xã: 10.000 đồng/trường hợp.
• Cơ quan đại diện ngoại giao/lãnh sự: 10 USD/bản.
• Tổ chức hành nghề công chứng: 10.000 đồng/trường hợp.

Những lưu ý khi chứng thực chữ ký

• Chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu.
• Khi chứng thực ngoài trụ sở, cần ghi rõ thời gian, địa điểm và có thể phát sinh chi phí phụ thu.
• Đảm bảo thông tin, giấy tờ minh bạch, không vi phạm quy định pháp luật để tránh bị từ chối chứng thực.

Chứng thực chữ ký không chỉ là thủ tục pháp lý mà còn là công cụ bảo vệ quyền lợi và xây dựng niềm tin trong các giao dịch xã hội.

Chứng thực chữ ký và chứng thực chữ ký điện tử có giống nhau?

Tiêu chí	Chứng thực chữ ký	Chứng thực chữ ký điện tử
Định nghĩa	Là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận chữ ký trên giấy tờ, văn bản là của người yêu cầu chứng thực.	Là việc xác thực danh tính người ký bằng công nghệ mã hóa, sử dụng chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp.
Hình thức	Chữ ký tay trên giấy tờ, văn bản.	Chữ ký điện tử thực hiện trên môi trường số.
Phạm vi áp dụng	Văn bản, giấy tờ vật lý.	Giao dịch điện tử, tài liệu số hóa.
Loại văn bản	Hợp đồng, giấy tờ cá nhân, văn bản cần tính pháp lý.	Email, hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử, tài liệu giao dịch trực tuyến.
Cơ quan có thẩm quyền	– Phòng Tư pháp cấp huyện. – UBND cấp xã. – Tổ chức hành nghề công chứng. – Cơ quan đại diện ngoại giao/lãnh sự.	– Các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) được cấp phép như Viettel-CA, VNPT-CA, BKAV-CA, FPT-CA.
Cách thực hiện	– Người yêu cầu ký trước mặt cơ quan chứng thực. – Ghi lời chứng và đóng dấu xác nhận.	– Đăng ký chứng thư số với tổ chức cung cấp dịch vụ. – Sử dụng phần mềm hoặc ứng dụng để ký số tài liệu.
Thời gian xử lý	Ngay trong ngày làm việc hoặc ngày tiếp theo nếu nộp sau 15 giờ.	Thực hiện nhanh chóng qua môi trường trực tuyến.
Giá trị pháp lý	– Xác nhận chữ ký thật trên văn bản. – Là bằng chứng để xác định trách nhiệm của người ký.	– Được pháp luật công nhận tương đương chữ ký tay theo Luật Giao dịch điện tử.
Ưu điểm	– Phù hợp với giao dịch giấy tờ truyền thống. – Thủ tục quen thuộc, đơn giản.	– Tiết kiệm thời gian, thực hiện nhanh chóng. – Phù hợp với giao dịch trực tuyến và môi trường làm việc số.
Hạn chế	– Cần người yêu cầu trực tiếp đến cơ quan chứng thực. – Mất thời gian đối với các giao dịch khẩn cấp.	– Yêu cầu thiết bị và phần mềm ký số. – Phụ thuộc vào công nghệ và tổ chức cung cấp dịch vụ.

So sánh chứng thực chữ ký và các loại chứng thực khác

Tiêu chí	Chứng thực chữ ký	Chứng thực bản sao từ bản chính	Chứng thực hợp đồng/giao dịch
Định nghĩa	Xác nhận chữ ký trong văn bản, giấy tờ là của người yêu cầu chứng thực.	Xác nhận bản sao là đúng với bản chính đã được đối chiếu.	Xác nhận việc ký kết hợp đồng/giao dịch giữa các bên, đảm bảo tính tự nguyện và hợp pháp.
Phạm vi áp dụng	– Giấy tờ cá nhân (đơn từ, giấy ủy quyền không thù lao, lý lịch, v.v.).	– Các tài liệu cần sao chép để giao dịch hoặc lưu trữ.	– Hợp đồng dân sự, kinh tế, bất động sản, giao dịch chuyển nhượng tài sản, v.v.
Cơ quan thực hiện	– Phòng Tư pháp cấp huyện. – UBND cấp xã. – Cơ quan đại diện ngoại giao/lãnh sự. – Công chứng viên.	– Phòng Tư pháp cấp huyện. – UBND cấp xã. – Công chứng viên.	– Phòng Tư pháp cấp huyện. – Công chứng viên tại tổ chức hành nghề công chứng.
Hồ sơ cần thiết	– CMND/CCCD/Hộ chiếu còn giá trị. – Văn bản cần chứng thực chữ ký.	– Bản chính của giấy tờ cần sao y. – Số lượng bản sao cần chứng thực.	– CMND/CCCD/Hộ chiếu của các bên. – Hợp đồng hoặc giao dịch cần chứng thực.
Quy trình thực hiện	– Kiểm tra giấy tờ và yêu cầu người ký trước mặt. – Ghi lời chứng, ký tên, đóng dấu.	– Đối chiếu bản chính và bản sao. – Ghi lời chứng, ký tên, đóng dấu.	– Kiểm tra năng lực hành vi, ý chí tự nguyện và nội dung giao dịch. – Các bên ký trước mặt người thực hiện chứng thực. – Ghi lời chứng, ký tên, đóng dấu.
Giá trị pháp lý	Xác nhận chữ ký là thật và là căn cứ xác định trách nhiệm của người ký với nội dung tài liệu.	Bản sao được chứng thực có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.	Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng minh thời gian, địa điểm ký kết và ý chí tự nguyện của các bên.
Các trường hợp không thực hiện	– Người yêu cầu không minh mẫn hoặc không làm chủ hành vi. – Giấy tờ tùy thân giả hoặc hết hạn. – Văn bản có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội.	– Bản chính không hợp lệ, giả mạo hoặc có nội dung trái pháp luật. – Bản sao không rõ ràng, không đủ điều kiện sao y.	– Giao dịch trái pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội. – Các bên không đủ năng lực hành vi hoặc không tự nguyện tham gia.
Chi phí	– 10.000 VNĐ/trường hợp tại UBND cấp xã, Phòng Tư pháp. – 10 USD/bản tại cơ quan đại diện ngoại giao.	– 2.000 VNĐ/trang đối với bản sao tại UBND cấp xã. – Mức phí khác tùy cơ quan công chứng hoặc tổ chức hành nghề công chứng.	Tùy theo quy định của tổ chức hành nghề công chứng hoặc cơ quan thực hiện chứng

Kết luận

Chứng thực chữ ký là một thủ tục quan trọng trong hệ thống pháp luật, giúp đảm bảo tính xác thực và minh bạch trong các giao dịch và văn bản hành chính. Với giá trị pháp lý rõ ràng, quy trình chứng thực chặt chẽ cùng các quy định cụ thể về trách nhiệm của các bên, chứng thực chữ ký không chỉ hỗ trợ giao dịch hợp pháp mà còn bảo vệ quyền lợi của cá nhân và tổ chức. Để quá trình chứng thực diễn ra thuận lợi, bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tuân thủ các quy định và lưu ý về thời gian, chi phí. Qua đó, chữ ký được chứng thực không chỉ là bằng chứng pháp lý mà còn góp phần xây dựng niềm tin trong các giao dịch xã hội.