Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, chữ ký điện tử đã trở thành công cụ quan trọng, không chỉ thay thế hoàn hảo cho chữ ký tay truyền thống mà còn mang đến tính bảo mật, tiện lợi và hiệu quả vượt trội. Với khả năng xác thực danh tính, khẳng định sự đồng ý và đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu, chữ ký điện tử đang được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, từ hành chính công, thương mại điện tử đến quản lý doanh nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về khái niệm, các loại chữ ký, giá trị pháp lý cũng như hướng dẫn cách tạo chữ ký điện tử một cách chi tiết.

Nội dung chính

Khái niệm chữ ký điện tử

Khái niệm chữ ký điện tử là gì? Chữ ký điện tử (Electronic Signature) là một dạng chữ ký được tạo lập dưới hình thức dữ liệu điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu. Theo Điều 21 của Luật Giao dịch điện tử 2005 và Khoản 11 Điều 3 của Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký điện tử có khả năng:

Xác nhận chủ thể ký: Giúp xác định danh tính của người ký.
Khẳng định sự chấp thuận: Thể hiện sự đồng ý của người ký đối với nội dung dữ liệu đã ký.

Hiểu đơn giản, chữ ký điện tử là một đoạn dữ liệu đi kèm tài liệu điện tử để xác minh tính hợp lệ của tài liệu đó trong các giao dịch trực tuyến.

Tính an toàn của chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử đảm bảo tính bảo mật và an toàn khi đáp ứng được các điều kiện:

Dữ liệu tạo chữ ký chỉ thuộc quyền kiểm soát của người ký.
Mọi thay đổi sau khi ký đều có thể bị phát hiện.
Chữ ký được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký điện tử.

Chữ ký điện tử được sử dụng ở đâu?

Chữ ký điện tử được ứng dụng phổ biến trong các lĩnh vực như:

Giao dịch thương mại điện tử.
Kê khai thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội.
Ký kết hợp đồng, hồ sơ nội bộ trong doanh nghiệp.
Thực hiện các thủ tục hành chính và dịch vụ công trực tuyến.

Chữ ký điện tử có bắt buộc phải chứng thực không?

Chữ ký điện tử không bắt buộc phải chứng thực, trừ khi các bên giao dịch có thỏa thuận hoặc pháp luật yêu cầu. Tuy nhiên, chữ ký đã được chứng thực sẽ đảm bảo tính an toàn cao hơn và có giá trị pháp lý trong nhiều giao dịch.

Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử

Khái niệm giá trị pháp lý của chữ ký điện tử

Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử là gì? Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay hoặc con dấu, nếu đáp ứng các điều kiện an toàn theo quy định tại Điều 22 và Điều 24 của Luật Giao dịch điện tử 2005 và 2023:

Xác minh được người ký: Chữ ký phải cho phép nhận diện danh tính của chủ thể ký.
Thể hiện sự chấp thuận: Chứng minh người ký đồng ý với nội dung của dữ liệu đã ký.
An toàn, không bị giả mạo: Phương pháp tạo chữ ký phải đảm bảo đủ tin cậy và phù hợp với mục đích giao dịch.

Trường hợp áp dụng giá trị pháp lý

Nếu văn bản yêu cầu chữ ký, chữ ký điện tử được công nhận hợp pháp nếu đảm bảo các yếu tố an toàn nêu trên.
Nếu văn bản yêu cầu đóng dấu của tổ chức, chữ ký điện tử của tổ chức đó được xem là hợp lệ khi có chứng thực và đáp ứng yêu cầu bảo mật.

Khi nào chữ ký điện tử được đảm bảo an toàn?

Chữ ký điện tử được coi là an toàn khi:

Dữ liệu tạo chữ ký gắn liền với một chủ thể duy nhất.
Khóa bí mật dùng để ký chỉ thuộc quyền kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
Mọi thay đổi sau thời điểm ký đều có thể phát hiện.

Tại sao giá trị pháp lý của chữ ký điện tử quan trọng?

Chữ ký điện tử không chỉ hỗ trợ việc chuyển đổi số trong giao dịch hành chính, kinh doanh mà còn là công cụ bảo vệ quyền lợi pháp lý cho các bên tham gia. Đây là bằng chứng rõ ràng trong trường hợp xảy ra tranh chấp, đảm bảo trách nhiệm và sự minh bạch.

>>> Xem thêm: Chữ ký phong thủy.

Các loại chữ ký điện tử phổ biến hiện nay

Chữ ký điện tử được phân loại dựa trên phạm vi sử dụng và cách thức tạo lập. Dưới đây là ba loại chữ ký phổ biến:

Chữ ký điện tử chuyên dùng

Chữ ký điện tử chuyên dùng là gì? Đây là loại chữ ký được tạo bởi cơ quan hoặc tổ chức và chỉ sử dụng cho các hoạt động nội bộ hoặc giao dịch phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của tổ chức đó.

Ứng dụng: Thực hiện các giao dịch nội bộ, ký văn bản hành chính.
Ưu điểm: Đáp ứng được các yêu cầu đặc thù của tổ chức với mức độ bảo mật cao.

Chữ ký số công cộng

Chữ ký số công cộng là gì? Đây là loại chữ ký điện tử được sử dụng rộng rãi trong hoạt động công cộng, như giao dịch thương mại, hành chính, và tài chính.

Đặc điểm: Được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số công cộng, thường sử dụng thiết bị phần cứng như USB Token hoặc nền tảng đám mây.
Ứng dụng: Kê khai thuế, nộp bảo hiểm xã hội, ký hợp đồng điện tử.

Chữ ký số chuyên dùng công vụ

Chữ ký số chuyên dùng công vụ là gì? Loại chữ ký này được sử dụng trong các hoạt động công vụ, đảm bảo bởi chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ.

Đặc điểm: Được thiết kế đặc thù để thực hiện nhiệm vụ chính trị, công vụ nhà nước.
Ứng dụng: Ký duyệt tài liệu trong các cơ quan hành chính, văn bản pháp lý liên quan đến quản lý nhà nước.

Các dạng chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử hiện nay được phân thành ba loại chính, mỗi loại có đặc điểm và phạm vi sử dụng riêng:

Chữ ký số (Digital Signature)

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách sử dụng thuật toán mã hóa với cặp khóa công khai và khóa bí mật.

Đặc điểm:

Khóa bí mật được giữ bởi người ký để tạo chữ ký, trong khi khóa công khai được sử dụng để xác minh.
Đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu, ngăn chặn giả mạo và phát hiện mọi thay đổi sau khi ký.

Ứng dụng:

Được sử dụng phổ biến trong giao dịch điện tử, như nộp thuế, ký hợp đồng trực tuyến, khai báo hải quan.
Được pháp luật công nhận, có giá trị tương đương chữ ký tay hoặc con dấu doanh nghiệp.

Chữ ký số từ xa (Remote Signature) — Chữ ký số (Digital Signature)

Chữ ký hình ảnh (Image Signature)

Chữ ký hình ảnh được tạo ra từ chữ ký tay bằng cách quét hoặc vẽ trên thiết bị kỹ thuật số, sau đó lưu dưới dạng file ảnh.

Đặc điểm:

Dễ dàng sử dụng và lưu trữ.
Độ bảo mật thấp hơn chữ ký số, dễ bị sao chép.

Ứng dụng:

Phù hợp cho các hợp đồng hoặc tài liệu nội bộ không yêu cầu tính pháp lý cao.
Được dùng khi cần thao tác nhanh, đơn giản.

Chữ ký quét (Scanned Signature)

Chữ ký quét là hình ảnh của chữ ký tay được số hóa thông qua máy quét.

Đặc điểm:

Độ bảo mật thấp, thường chỉ mang tính minh họa hơn là đảm bảo pháp lý.
Có thể dễ dàng chèn vào văn bản điện tử.

Ứng dụng: Thường được sử dụng trong các giao dịch không yêu cầu cao về bảo mật hoặc tính pháp lý, như hợp đồng có giá trị nhỏ.

Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số

Tiêu chí	Chữ ký điện tử	Chữ ký số
Bản chất	Là đoạn thông tin được tạo dưới dạng số, ký hiệu, chữ, âm thanh hoặc hình thức khác bằng phương tiện điện tử.	Được tạo ra thông qua việc biến đổi thông điệp dữ liệu bằng hệ thống mã hóa không đối xứng.
Cách tạo lập	Dễ dàng tạo bằng cách quét (scan) chữ ký tay, sử dụng các website trực tuyến, hoặc phần mềm cơ bản.	Phải đăng ký với tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số và sử dụng thiết bị chuyên dụng như USB Token.
Mục đích	Xác nhận sự chấp thuận của người ký đối với tài liệu hoặc giao dịch điện tử.	Bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và không thể chối bỏ của tài liệu hoặc giao dịch điện tử.
Tính bảo mật	Không sử dụng mã hóa, dễ bị giả mạo và sao chép.	Được mã hóa bằng hệ thống khóa công khai và khóa bí mật, đảm bảo độ bảo mật cao và khó bị giả mạo.
Cơ chế xác thực	Không yêu cầu xác nhận cụ thể hoặc được xác minh qua ID kỹ thuật số.	Cần được xác nhận bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hoặc cơ quan có thẩm quyền.
Cách sử dụng	Chèn trực tiếp vào tài liệu hoặc văn bản cần ký.	Kết nối với thiết bị USB Token hoặc hệ thống mã hóa, nhập mã PIN bảo mật để ký số.
Khả năng giả mạo	Có thể dễ dàng sao chép hoặc giả mạo do không sử dụng mã hóa.	Không thể giả mạo nhờ hệ thống mã hóa mạnh mẽ và bảo mật cao.
Phần mềm độc quyền	Không yêu cầu phần mềm xác minh độc quyền, sử dụng linh hoạt.	Cần phần mềm chuyên dụng để xác minh chữ ký số trong nhiều trường hợp.
Tính pháp lý	Giá trị pháp lý hạn chế, tùy thuộc vào yêu cầu của giao dịch và xác thực từ bên thứ ba.	Được pháp luật công nhận, giá trị tương đương chữ ký tay và con dấu trong giao dịch điện tử.

Chữ ký điện tử là khái niệm rộng bao gồm cả chữ ký số. Tuy nhiên, chữ ký số nổi bật hơn về tính bảo mật, an toàn và giá trị pháp lý, phù hợp với các giao dịch yêu cầu độ tin cậy cao. Chữ ký điện tử linh hoạt hơn nhưng thường chỉ được sử dụng trong các giao dịch đơn giản hoặc không yêu cầu pháp lý chặt chẽ.

Quy định về mẫu chữ ký điện tử

Quy định về mẫu chữ ký điện tử ra sao? Chữ ký điện tử là một phần không thể thiếu trong các giao dịch điện tử của cá nhân và tổ chức. Để đảm bảo tính hợp lệ, việc sử dụng mẫu chữ ký điện tử cần tuân thủ một số quy định về hình thức, thông tin hiển thị và vị trí đặt chữ ký.

Quy định về chữ ký điện tử cá nhân

Hình ảnh chữ ký: Hình ảnh chữ ký điện tử của cá nhân là hình ảnh chữ ký tay của chính người ký, phải sử dụng màu mực xanh. Định dạng lưu trữ của chữ ký điện tử cá nhân bắt buộc là đuôi .png.

Thông tin hiển thị: Không yêu cầu hiển thị đầy đủ thông tin của người ký. Chữ ký điện tử cá nhân chỉ cần đảm bảo tính hợp lệ và tuân thủ quy định pháp luật.
Vị trí chữ ký: Chữ ký điện tử được đặt ở vị trí tương tự như chữ ký tay trên văn bản giấy. Người ký cần ký tại đúng vị trí được yêu cầu theo thẩm quyền của mình.

Quy định về chữ ký điện tử doanh nghiệp

- Hình ảnh chữ ký: Chữ ký điện tử của doanh nghiệp là hình ảnh con dấu màu đỏ, tương đương với kích thước của con dấu thực tế. Hình ảnh này cũng phải được lưu trữ dưới định dạng .png để đảm bảo tính chính xác và nhất quán.
- Thông tin hiển thị: Mẫu chữ ký điện tử của doanh nghiệp bắt buộc phải hiển thị đầy đủ tên doanh nghiệp cùng thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây) theo tiêu chuẩn múi giờ Việt Nam (ISO 8601).

Vị trí chữ ký: Chữ ký điện tử doanh nghiệp thường được đặt ở góc phải trang đầu tiên của văn bản, tương tự như vị trí đóng dấu trên tài liệu giấy.

Các yêu cầu chung cho chữ ký điện tử

Hình thức và định dạng: Chữ ký điện tử, dù là của cá nhân hay doanh nghiệp, phải được lưu trữ dưới định dạng .png để đảm bảo tính linh hoạt và dễ dàng sử dụng trong môi trường điện tử.
Phân quyền sử dụng: Trong tổ chức, chữ ký điện tử cá nhân được phát hành và sử dụng theo sự phân quyền của doanh nghiệp hoặc cơ quan. Mẫu chữ ký chỉ được sử dụng trong các giao dịch thuộc phạm vi trách nhiệm của cá nhân trong tổ chức.
Tuân thủ pháp luật: Cả chữ ký điện tử cá nhân và doanh nghiệp đều phải đảm bảo các yêu cầu pháp lý được quy định trong Luật Giao dịch điện tử 2023 và các thông tư liên quan.

Các cách tạo chữ ký điện tử phổ biến hiện nay

Tạo chữ ký điện tử dạng hình ảnh (.png)

Bước 1: Ký tay trên giấy: Sử dụng một tờ giấy trắng, ký tay thật rõ ràng và sắc nét.
Bước 2. Quét chữ ký: Sử dụng ứng dụng quét ảnh trên điện thoại (như CamScanner, Adobe Scan). Chụp hoặc quét chữ ký và lưu dưới định dạng .png.
Bước 3: Chỉnh sửa hình ảnh: Sử dụng phần mềm chỉnh sửa ảnh (như Photoshop, Canva) để căn chỉnh độ sáng, độ tương phản. Lưu hình ảnh chữ ký đã chỉnh sửa.

Tạo chữ ký điện tử trong Microsoft Word

Bước 1. Mở tài liệu Word: Di chuyển chuột đến vị trí cần ký.
Bước 2. Chèn dòng chữ ký: Chọn tab Insert > Nhấn Signature Line. Sau đó, chọn Microsoft Office Signature Line.
Bước 3. Điền thông tin: Trên cửa sổ Signature Setup, điền các thông tin như:
- Suggested signer (Họ tên người ký).
- Suggested signer’s title (Chức vụ).
- Suggested signer’s email address (Email).

Bước 4. Hoàn tất: Nhấn OK để tạo chữ ký. Chữ ký điện tử sẽ hiển thị tại vị trí đã chọn.

Tạo chữ ký điện tử trong Microsoft Excel

Bước 1. Mở file Excel: Truy cập tab Insert > Nhấn Signature Line.
Bước 2. Điền thông tin: Tương tự như trong Word, điền các thông tin người ký tại cửa sổ Signature Setup.
Bước 3. Lưu chữ ký: Nhấn OK để lưu lại thông tin. Chữ ký điện tử sẽ hiển thị tại vị trí bạn đã chọn trong file Excel.

Tạo chữ ký điện tử trong PDF

Bước 1. Mở file PDF: Dùng phần mềm Foxit Reader để mở file PDF cần ký.

Bước 2. Tạo chữ ký: Chọn tab Home > Nhấn PDF Sign > Chọn Create Signature. Chọn một trong các cách tạo chữ ký:

- Draw Signature: Vẽ chữ ký bằng chuột.
- Import File: Tải lên hình ảnh chữ ký đã lưu sẵn.
- From Clipboard: Dán chữ ký từ bảng nhớ tạm.

Bước 3. Chèn chữ ký: Sau khi tạo, quay lại tab PDF Sign và đặt chữ ký tại vị trí cần ký.

Tạo chữ ký điện tử trực tuyến

Bước 1. Truy cập website: Truy cập các trang hỗ trợ tạo chữ ký miễn phí như Smallpdf, CocoSign.
Bước 2. Tải file lên: Nhấn Upload và tải lên file cần ký.
Bước 3. Tạo chữ ký: Vẽ chữ ký bằng chuột hoặc tải lên hình ảnh chữ ký.

Bước 4. Lưu và tải xuống: Sau khi hoàn tất, tải chữ ký hoặc file đã ký xuống dưới dạng .png hoặc .pdf.

>>> Xem thêm: Tạo chữ ký online.

Lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử không chỉ là công cụ hỗ trợ trong thời đại số hóa mà còn mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức.

Tiết kiệm thời gian và chi phí: Sử dụng chữ ký điện tử giúp rút ngắn thời gian thực hiện giao dịch, ký kết tài liệu và hợp đồng. Người dùng có thể ký kết bất kỳ lúc nào, bất kỳ nơi đâu mà không cần gặp mặt trực tiếp. Điều này giúp giảm thiểu chi phí in ấn, chuyển phát tài liệu và thời gian di chuyển.
Tăng tính bảo mật và pháp lý: Chữ ký điện tử đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và không thể chối bỏ của tài liệu đã ký. Hệ thống mã hóa tiên tiến giúp bảo vệ dữ liệu khỏi nguy cơ giả mạo, đảm bảo rằng chỉ người ký và người nhận mới có quyền truy cập.
Đơn giản hóa quy trình làm việc: Quy trình lập, gửi và nhận tài liệu được tối ưu hóa, giảm thiểu các bước trung gian như in ấn, đóng dấu và chuyển phát. Với chữ ký điện tử, các thủ tục hành chính như khai thuế, kê khai hải quan, hoặc ký hợp đồng trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Linh hoạt và tiện lợi: Người dùng có thể thực hiện ký số trên nhiều thiết bị như máy tính, điện thoại di động mà không bị giới hạn bởi thời gian và địa điểm. Điều này tạo sự linh hoạt trong công việc và giao dịch.
Thúc đẩy chuyển đổi số: Việc sử dụng chữ ký điện tử giúp doanh nghiệp dễ dàng hội nhập vào nền kinh tế số, thúc đẩy sự đổi mới trong mô hình kinh doanh và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường toàn cầu.

Ứng dụng của chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử được ứng dụng như thế nào? Chữ ký điện tử đã trở thành công cụ thiết yếu trong nhiều lĩnh vực nhờ tính bảo mật cao và tiện lợi vượt trội. Dưới đây là các ứng dụng phổ biến của chữ ký điện tử:

Lĩnh vực hành chính công

Chữ ký điện tử hỗ trợ các dịch vụ công trực tuyến như:

Kê khai và nộp thuế.
Xin cấp giấy phép kinh doanh.
Ký hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận với cơ quan nhà nước.

Giao dịch thương mại điện tử

Trong thương mại điện tử, chữ ký điện tử được sử dụng để:

Ký kết hợp đồng mua bán trực tuyến.
Giao dịch chứng khoán điện tử.
Thực hiện thanh toán qua ngân hàng số hoặc ví điện tử.

Quản lý nội bộ doanh nghiệp

Chữ ký điện tử giúp doanh nghiệp số hóa và tối ưu hóa các quy trình doanh nghiệp, bao gồm:

Duyệt và ký hợp đồng kinh tế, báo cáo quản trị.
Xử lý hóa đơn điện tử và chứng từ tài chính.
Lưu trữ tài liệu điện tử một cách an toàn.

Giao dịch tài chính và ngân hàng

Chữ ký điện tử được sử dụng để xác thực các giao dịch tài chính, bao gồm:

Chuyển tiền, vay vốn, ký kết hợp đồng tín dụng.
Quản lý tài khoản cá nhân hoặc doanh nghiệp trực tuyến.

Bảo hiểm xã hội

Doanh nghiệp và cá nhân có thể sử dụng chữ ký điện tử để:

Kê khai bảo hiểm xã hội trực tuyến.
Thực hiện giao dịch với cơ quan bảo hiểm một cách nhanh chóng và chính xác.

Giao dịch thư điện tử

Chữ ký điện tử được sử dụng để ký email, hợp đồng hoặc văn bản gửi qua hệ thống thư điện tử, đảm bảo tính xác thực và bảo mật nội dung.

>>> Xem thêm: Chữ ký giám đốc.

Tổng kết

Chữ ký điện tử không chỉ là xu hướng tất yếu trong thời đại số mà còn là giải pháp tối ưu giúp cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp nâng cao hiệu quả giao dịch. Từ việc tiết kiệm thời gian, chi phí đến đảm bảo tính bảo mật và pháp lý, chữ ký điện tử đang từng bước khẳng định vai trò quan trọng trong các hoạt động giao dịch trực tuyến. Để tận dụng tối đa lợi ích mà chữ ký điện tử mang lại, việc hiểu rõ cách sử dụng, tuân thủ quy định pháp luật và lựa chọn loại chữ ký phù hợp sẽ là bước đi cần thiết trên hành trình chuyển đổi số. Bên cạnh đó, HoangLongStamp là đơn vị làm con dấu uy tín chuyên nghiệp, nếu bạn đang cần khắc dấu chữ ký hoặc tạo con dấu chữ ký tên hãy liên hệ ngay chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn và báo giá nhanh nhất.

Kiến thức doanh nghiệp

Chữ ký điện tử là gì? Quy định – Cách tạo – Phân biệt với chữ ký số