Cách đóng dấu tròn và dấu chức danh theo tiêu chuẩn 2024

Hiện nay, con dấu tròn và con dấu chức danh là những loại con dấu không thể thiếu trong những công việc, hoạt động hằng ngày của các doanh nghiệp, tổ chức hay các cá nhân đang làm việc tại công ty, nhưng bạn đã biết cách đóng những con dấu này sao cho đúng chưa? Hãy cùng HoangLongStamp khám phá cách đóng dấu tròn và dấu chức danh theo tiêu chuẩn mới nhất 2024 ngay trong bài viết dưới đây nhé

Vì sao cần đóng con dấu tròn và dấu chức danh?

Việc đóng con dấu tròn và dấu chức danh có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động của các tổ chức, doanh nghiệp, nó giúp xác nhận tính hợp pháp và thể hiện chuyên nghiệp cũng như tránh các trường hợp giả mạo, tăng uy tín cho công ty.

Khẳng định giá trị pháp lý

Con dấu tròn được sử dụng để xác nhận giá trị pháp lý cho các văn bản, hồ sơ do tổ chức, doanh nghiệp ban hành, việc đóng con dấu này lên các giấy tờ thể hiện sự cam kết chịu trách nhiệm về mặt pháp luật của người sử dụng đối với nội dung đã phát hành.

Con dấu chức danh là loại con dấu dùng để xác nhận thẩm quyền của người sử dụng, con dấu này thường chứa họ tên, chức danh của chủ sở hữu, ngoài ra khi sử dụng dấu chức danh thì có nghĩa là bạn đã xem xét và đồng ý với nội dung của văn bản, hợp đồng,… và chịu trách nhiệm về những quyết định được đưa ra.

Dễ dàng trong việc quản lý

Mỗi doanh nghiệp hoặc các cá nhân làm việc tại tổ chức đều sẽ có con dấu tròn và con dấu chức danh có thiết kế và chứa đầy đủ thông tin của chủ sở hữu. Việc sử dụng đúng cách những loại con dấu này giúp phân biệt và dễ dàng quản lý, theo dõi các văn bản, hồ sơ một cách chặt chẽ, hiệu quả, ngoài ra, việc này còn góp phần nâng cao tính minh bạch, truy cứu trách nhiệm nếu có xảy ra sai sót.

Chống giả mạo

Con dấu tròn và con dấu chức danh đều được khắc theo mẫu đã đăng ký và chịu quản lý bởi cơ quan có thẩm quyền, chính vì vậy mà việc làm giả, sử dụng con dấu giả là hành vi vi phạm pháp luật và có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Do đó, việc sử dụng những con dấu này góp phần đảm bảo tính an toàn cũng như tăng sự tin tưởng đối với khách hàng, đối tác.

Thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách làm việc

Việc đóng dấu tròn và dấu chức danh giúp thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách làm việc của doanh nghiệp, cá nhân, ngoài ra việc sử dụng những con dấu này còn góp phần tạo ấn tượng tốt với đối tác từ đó tạo được sự tin tưởng và góp phần tăng sự ghi nhớ về thương hiệu của bạn đối với khách hàng.

Các loại văn bản nào cần đóng dấu tròn, dấu chức danh

Sau đây là các loại văn bản cần đóng dấu tròn, dấu chức danh.

• Hợp đồng: Cả bên A và bên B đều cần đóng dấu chữ ký của người đại diện có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền, có thể đóng dấu giáp lai nếu hợp đồng có nhiều trang.

• Hoá đơn: Bắt buộc đóng dấu giáp lai và phải đóng lên tất cả các trang của hoá đơn, một số trường hợp còn yêu cầu phải có dấu tròn của công ty.

• Biên bản cuộc họp: Dấu treo thường được sử dụng để xác nhận tính hợp lệ cho biên bản cuộc họp, ngoài ra, có thể đóng dấu tròn và trang cuối cùng của biên bản.

• Công văn: Bắt buộc phải có dấu chữ ký của người có thẩm quyền, ngoài ra có thể sử dụng dấu tròn công ty theo quy định của cơ quan ban hành.

Xem thêm: Các loại giấy tờ cần đóng dấu

Cách đóng dấu tròn và dấu chức danh theo tiêu chuẩn

Cách đóng dấu tròn và dấu chức danh tương đối giống nhau và thường được có 4 hình thức chính đó là đóng dấu treo, đóng dấu giáp lai và đóng dấu lên văn bản có chữ ký.

Cách đóng dấu treo

Hình thức đóng dấu này sẽ áp dụng cho những văn bản, hợp đồng, giấy tờ, chứng từ kế toán có từ 2 trang trở lên nếu văn bản được in 1 mặt hoặc từ 3 trang trở lên nếu văn bản được in 2 mặt nhằm tránh tình trạng giả mạo, thay đổi thông tin giấy tờ. Tại khoản 3, điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP, cách đóng dấu treo được quy định rõ như sau: “Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục”.

Đóng dấu treo thường được dùng cho những văn bản thiên về thông báo nội bộ hoặc các hoá đơn tài chính như:

• Quyết định giải quyết khiếu nại, quyết định xử phạt vi phạm hành chính.
• Quyết định thanh tra, Quyết định kiểm tra.
• Quyết định miễn thuế hàng hóa xuất nhập khẩu.
• Quyết định ấn định thuế, quyết định kiểm tra sau thông quan.
• Quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngoài để làm hộ chiếu công vụ.
• Thông báo giải quyết khiếu nại, tố cáo, thông báo phạt chậm nộp.
• Kết luận kiểm tra, thanh tra, xác minh đơn tố cáo, báo cáo kết quả xác minh đơn tố cáo.
• Biên bản làm việc, hợp đồng, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng.
• Biểu mẫu, phụ lục có nội dung ghi chép về số liệu tài chính, kế toán thuế, thống kê tình hình xuất nhập khẩu của doanh nghiệp.

Cách đóng dấu giáp lai

Đóng dấu giáp lai là một trong những hình thức đóng dấu phổ biến tại các doanh nghiệp, được áp dụng cho các văn bản, hợp đồng do công ty ban hành, có từ 2 tờ trở lên nhằm thể hiện sự chứng thực về hợp đồng, tránh việc thay đổi sửa chữa nội dung của những trang giấy trong bản hợp đồng. Cách đóng dấu giáp lai cho văn bản được quy định rõ tại khoản 2, điều 13, Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 như sau: “Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản”.

Khi đóng dấu giáp lai, bạn chỉ được đóng tối đa 5 tờ giấy cho mỗi lần đóng, ngoài ra để dễ dàng cho việc đóng dấu, bạn nên xếp giấy theo hình quạt, điều này sẽ giúp dấu được đóng chính xác và nhanh chóng hơn.

Cách đóng dấu lên chữ ký

Việc đóng dấu chữ ký là một hoạt động diễn ra thường xuyên trong hoạt động của doanh nghiệp, cách đóng dấu này được quy định theo khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP và cần tuân thủ theo những nguyên tắc như sau:

• Đóng dấu sau khi đã có chữ kỹ của người có thẩm quyền, không được phép đóng dấu khi chưa có chữ ký trên văn bản.
• Dấu đóng phải trùm lên khoảng ⅓ chữ kỹ về phía bên trái. Nếu làm sai, văn bản xem như vô hiệu, chưa được tính hợp lệ.
• Dấu đóng lên văn bản phải đảm bảo độ sắc nét, ngay ngắn, đúng chiều và sử dụng đúng màu mực đỏ theo quy định.

Các loại văn bản cần được đóng dấu chữ ký bao gồm:

• Các loại hợp đồng, quyết định của doanh nghiệp.
• Công văn gửi đến đối tác, cơ quan nhà nước. Chẳng hạn như: hồ sơ khai thuế ban đầu, công văn; các loại hồ sơ, thủ tục khác theo quy định pháp luật.

Cách đóng dấu hiệu chỉnh

Đây là cách đóng dấu lên chữ, dòng hoặc cụm từ đã được chỉnh sửa bằng tay, điều này nhằm xác nhận lại đã có sự hiệu chỉnh so với những thông tin ban đầu của văn bản. Khi đóng dấu này, bạn cần đóng rõ ràng, chính xác và ngay ngắn tại nơi đã được hiệu chỉnh.

Xem thêm: Cách đóng dấu chuẩn

Một số lưu ý khi đóng dấu tròn và dấu chức danh

Việc đóng dấu tròn và dấu chức danh đúng cách có vai trò vô cùng quan trọng đối với tổ chức, cá nhân, do đó bạn hãy tham khảo một số lưu ý sau để có thể đóng dấu một cách chính xác nhé.

• Kiểm tra và bơm mực trước khi in để tránh trường hợp dấu mờ, không rõ ràng, đảm bảo dấu đóng được đậm và sạch sẽ.
• Cần kiểm tra chữ ký trước khi đóng dấu chữ ký, đóng dấu trước khi ký sẽ khiến văn bản không có tính pháp lý và không thể phát hành.
• Kiểm tra ký vị trí cũng như hình thức đóng dấu để tránh đóng sai vị trí, hình thức.
• Bảo quản con dấu cẩn thận, giữ nó luôn sạch sẽ, tránh để mặt dấu tiếp xúc với những vật cứng, nhọn, tránh rơi vỡ để tăng tuổi thọ của con dấu
• Việc sử dụng con dấu tròn và con dấu chức danh phải tuân thủ theo quy định của pháp luật cũng như theo đúng điều lệ của doanh nghiệp, tổ chức đề ra.

HoangLongStamp là cơ sở khắc con dấu tròn và con dấu chức danh uy tín, giá rẻ và chất lượng nhất trên thị trường hiện nay, Hoàng Long luôn cố gắng đầu tư những loại máy móc, công nghệ hiện đại nhất cũng như phát triển đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, lành nghề để có thể mang đến sự hài lòng và trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng tin tưởng lựa chọn khắc dấu tại đây. Đến với chúng tôi, quý khách sẽ nhận được những lợi ích như sau:

• Hoàng Long không chỉ cung cấp những con dấu tròn, con dấu chức danh mà còn cung cấp mọi loại con dấu như: con dấu chữ ký, con dấu sao y bản chính,.. Bên cạnh đó, chúng tôi đảm bảo những sản phẩm được làm ra luôn có chất lượng tốt nhất, được đóng hộp chỉn chu và giao tận tay cho quý khách.
• Hoàng Long luôn khắc dấu với giá cả phải chăng, không có tình trạng báo thêm chi phí ẩn hay phụ thu thêm bất cứ chi phí nào khác với báo giá đã được nhân viên tư vấn trước đó.
• Tại Hoàng Long còn có đội ngũ nhân viên tư vấn, chăm sóc khách hàng luôn sẵn sàng tư vấn, giải đáp mọi thắc mắc của quý khách với thái độ tận tâm và chuyên nghiệp.
• Chúng tôi luôn cố gắng để đem đến những chính sách bảo hành, đổi trả miễn phí,… để có thể bảo vệ quyền lợi của khách hàng một cách tốt nhất.
• Ngoài ra, tại Hoàng Long còn có rất nhiều dịch vụ để đem đến sự thuận tiện cho khách hàng như: Khắc dấu tròn lấy liền, giao hàng tận nơi, thiết kế mẫu dấu miễn phí,…

 

Vậy còn chần chừ gì nữa mà không liên hệ ngay với HoangLongStamp để được tư vấn mọi thắc mắc về con dấu của bạn cũng như nhận vô vàn những ưu đãi hấp dẫn cho khách hàng, ví dụ như; Nếu đặt con dấu với số lượng lớn, bạn còn được chiết khấu, giảm giá,…

Thông tin liên hệ:

• Website: https://khacdauhoanglong.com/
• Hotline: 0938.102.265
• Mail: khaccondauhoanglong@gmail.com

Kết luận

Qua bài viết trên, chứng tôi đã cung cấp cách đóng dấu tròn và dấu chức danh theo tiêu chuẩn mới nhất 2024, mong rằng với những thông tin này, bạn có thể hiểu hơn về cách đóng dấu và sử dụng những con dấu tròn, dấu chức danh một cách chính sách và hiệu quả nhất. Nếu có nhu cầu hay bất cứ thắc mắc gì về khắc con dấu, hãy liên hệ ngay với HoangLongStamp ngay nhé.