Thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty qua mạng mới nhất 2024

Sự ra đời của Luật doanh nghiệp 2020 là một cuộc cách mạng làm thay đổi tư duy về con dấu vốn đã ăn sâu vào tiềm thức của bao thế hệ công ty. Con dấu tròn không còn “quyền lực” tuyệt đối như nhiều người lầm tưởng. Từ năm 2021, với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin điện tử, nhu cầu giao dịch nhanh chóng, đơn giản hóa thủ tục hành chính ngày càng tăng cao. Vì vậy, chữ ký số đang dần thay thế con dấu truyền thống. 

Chính vì vậy, thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty qua mạng ra đời giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và dễ dàng hơn so với việc đăng ký mẫu dấu thông thường. Nhằm giúp doanh nghiệp nắm rõ quy trình và thực hiện nhanh chóng. HoangLongStamp sẽ hướng dẫn đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp trực tuyến năm 2024 chính xác nhất.

Những điều mới nhất về con dấu doanh nghiệp năm 2024 – Công nhận chữ ký số là dấu của doanh nghiệp

Quy trình đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử được quy định theo Nghị định số 78/2015/NĐ-CP được ban ngày từ ngày 14/9/2015 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp, cụ thể bao gồm: 

Điều 35: Đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.

Điều 36: Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử hợp lệ.

Điều 37: Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng.

Điều 38: Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh.

Điều 39: Xử lý vi phạm, khiếu nại và giải quyết tranh chấp liên quan đến chữ ký số công cộng, Tài khoản đăng ký kinh doanh.

Nghị định 130/2018/NĐ-CP, cho biết: “Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được mã hóa các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng để ký thay cho chữ ký trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng internet.”

Theo Luật doanh nghiệp 2020 cho đến nay, pháp luật đã công nhận thêm một hình thức mới về con dấu doanh nghiệp ngoài dấu hiện vật là “Dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử”. Theo đó, Nhà nước quy định ngoài các con dấu truyền thống thì chữ ký số cũng được công nhận là dấu của doanh nghiệp và có đầy đủ giá trị pháp lý.

Hai trường hợp cần đăng ký mẫu dấu công ty qua mạng online

Khi doanh nghiệp tự làm hoặc đặt con dấu riêng theo quy định của pháp luật, bạn cần đăng ký thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. 

• Trường hợp 1: Doanh nghiệp sẽ không được cấp dấu cho đến khi hoàn tất các thủ tục thành lập. Trường hợp doanh nghiệp mới thành lập có nhu cầu sử dụng mẫu con dấu mới thì thông báo sử dụng mẫu con dấu bao gồm:
  • Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;
  • Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu mới. 
  • Mẫu đăng ký con dấu của doanh nghiệp theo Phụ lục II.8 – Thông báo Về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp theo Thông tư 20/2015/TT – BKHĐT ngày 01 tháng 12 năm 2015.
• Trường hợp thứ 2: Doanh nghiệp sẽ được cấp con dấu sau khi làm thủ tục đổi dấu doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có ý định thay con dấu cũ bằng con dấu mới, hồ sơ thông báo thay đổi mẫu con dấu bao gồm:
  • Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;
  • Mẫu con dấu cũ, số lượng con dấu cũ. 
  • Số lượng con dấu mới, mẫu con dấu mới, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu mới. 
  • Mẫu đăng ký con dấu của doanh nghiệp theo Phụ lục II.9 – Thông báo Về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu của doanh nghiệp theo Thông tư 20/2015/TT.

Thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty qua mạng điện tử

Bước 1: Tạo tài khoản đăng ký doanh nghiệp

Vào trang web: dangkykinhdoanh.gov.vn và tạo tài khoản theo hướng dẫn. Mỗi doanh nghiệp bắt buộc phải có một tài khoản đăng ký doanh nghiệp trên cổng thông tin đăng ký kinh doanh quốc gia. Để đăng tải mẫu con dấu của công ty qua mạng điện tử.    

– Tại cửa sổ đăng nhập, nhấn [Tạo tài khoản mới]. 

• Nhập thông tin về việc tạo tài khoản tại mục “Chi tiết đăng nhập”, “Thông tin cá nhân” và “Địa chỉ liên hệ”. 

• Nhập mã xác minh và nhấp vào nút [Đăng ký] để gửi yêu cầu đăng ký tài khoản. Đăng nhập vào địa chỉ email đã đăng ký, mở email kích hoạt tài khoản do hệ thống gửi đến và click vào link kích hoạt tài khoản để hoàn tất quá trình đăng ký tài khoản. Nếu kích hoạt thành công sẽ có thông báo kích hoạt tài khoản thành công.

Bước 2: Tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu qua mạng

Sau khi đăng nhập vào tài khoản đăng ký kinh doanh tại dangkykinhdoanh.gov.vn, tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu bước sau:

• Chọn phương thức nộp hồ sơ như sau: 

Việc tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu gồm hai hình thức sau:

– Nếu nộp hồ sơ bằng Tài khoản đăng ký kinh doanh, người ký xác thực hồ sơ cần được cấp Tài khoản đăng ký kinh doanh.

– Nếu nộp hồ sơ bằng Chữ ký số công cộng thì cần được gán Chữ ký số công cộng vào Tài khoản.

• Chọn loại đăng ký trực tiếp: 

Chọn hình thức đăng ký online bằng cách đăng ký thành lập thay đổi doanh nghiệp/ đơn vị trực thuộc.

• Tìm kiếm doanh nghiệp/ đơn vị trực thuộc để tiến hành đăng ký thay đổi: 

• Chọn loại đăng ký thay đổi: thông báo mẫu dấu;

• Chọn loại giấy tờ cần nộp qua mạng điện tử;

• Xác nhận thông tin đăng ký, bấm “OK”.

Theo Điều 44 Luật Doanh nghiệp thì doanh nghiệp bắt buộc phải thông báo sử dụng mẫu dấu trước khi sử dụng trong các trường hợp sau:

• Đăng ký sử dụng con dấu lần đầu khi thành lập doanh nghiệp;
• Doanh nghiệp muốn thay đổi về số lượng, nội dung, hình thực, màu sắc của con dấu;
• Doanh nghiệp thay đổi nội dung con dấu bao gồm tên doanh nghiệp/địa chỉ/mã số doanh nghiệp…
• Những doanh nghiệp đăng ký thành lập trước ngày 01/7/2015 nhưng có nhu cầu sử dụng con dấu theo quy định mới
• Doanh nghiệp bị mất con dấu, con dấu bị hỏng, mờ, không thể sử dụng được nữa.

Bước 3: Kê khai thông tin trong hồ sơ thông báo mẫu dấu qua mạng điện tử

Cá nhân cần nộp hồ sơ thực hiện theo các bước sau:

• Nhập khối dữ liệu thông tin mẫu dấu: Các thông tin cần nhập bao gồm: Loại thông báo, ngày có hiệu lực, số lượng con dấu, ghi chú (nếu có) và tải thông báo về mẫu dấu. 

• Điền khối thông tin Người ký: Bạn cần tiến hành chỉ định người ký trên hồ sơ doanh nghiệp. Khi đó người ký phải sử dụng chữ ký công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh trong hồ sơ doanh nghiệp.

• Điền khối thông tin người liên hệ: Cá nhân nộp hồ sơ thực hiện điền thông tin về người nộp hồ sơ để nhận thông báo về tình trạng xử lý hồ sơ. Cần chỉ định người ký trên hồ sơ doanh nghiệp vì phải sử dụng chữ ký công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh trong hồ sơ doanh nghiệp;

• Kiểm tra thông tin hồ sơ: Nhấn nút “kiểm tra thông tin” để kiểm tra xem các thông tin cần nhập đã đầy đủ và đúng theo yêu cầu;

Bước 4: Tải văn bản điện tử đính kèm hồ sơ thông báo mẫu dẫu

Khi nộp hồ sơ đăng ký qua mạng điện tử, cá nhân nộp hồ sơ cần tải lên đầy đủ các giấy tờ theo quy định về thành phần hồ sơ (giống như hồ sơ bản giấy). 

Hệ thống chấp nhận cả hai loại tài liệu đính kèm:

• Tài liệu đính kèm được scan (có đủ chữ ký theo yêu cầu);
• Tài liệu đính kèm có đầy đủ chữ ký số dưới dạng bản điện tử theo quy định.

Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ

Sau khi cá nhân nộp hồ sơ đã điền đầy đủ thông tin, thì nhấn nút “chuẩn bị”.

• Nhập mã xác minh hiển thị trên màn hình. Tên cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ được hiển thị bên dưới mã xác nhận và không được chỉnh sửa. Nếu hồ sơ còn thiếu các thông tin bắt buộc thì sẽ hiển thị cảnh báo màu đỏ. Và cá nhân nộp hồ sơ phải chỉnh sửa, chuẩn bị lại hồ sơ. Hệ thống sẽ tự động lựa chọn cơ quan đăng ký thương mại để xử lý hồ sơ theo tỉnh/thành phố của địa chỉ trụ sở doanh nghiệp đã nhập ở bước nhập thông tin.

• Nếu hồ sơ đã đầy đủ thông tin theo quy định, nhập “chuỗi ký xác nhận”. Nhấn nút “xác nhận” để hoàn thành bước chuẩn bị hồ sơ.

Hệ thống tạo mã số tham chiếu có dạng: OD-xxxxxxx/xx. Hồ sơ được chuyển sang trạng thái “Đã chuẩn bị” và không thể chỉnh sửa thông tin. 

Bước 6: Ký số/ xác nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

Việc chỉ định người ký số/ xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp sẽ được thực hiện tại bước kê khai thông tin. Chúng nằm trong bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điên tử online.

• Để tiến hành ký số/xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, cá nhận chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ và nhấn nút “ký số/xác thực bằng tài khoản ĐKKD” để tiến hành ký số/xác thực thông tin.

• Khi hồ sơ có đủ chữ ký, trạng thái hồ sơ sẽ chuyển thành “Đã ký”. Nếu phát hiện sai sót trong việc gán tên cá nhân, người làm đơn có thể thay đổi các thông tin liên quan đến cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơ bằng cách nhấn nút “Hủy bỏ việc ký hồ sơ” và thực hiện lại các bước ký hồ sơ từ đầu.

• Với trường hợp hồ sơ dùng chữ ký số công cộng, cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ cần thực hiện các bước sau:
  • Cắm USB token vào ổ USB của máy tính để bàn, laptop;
  • Chọn nút xác nhận “Tôi xin cam đoan tính trung thực, chính xác và toàn vẹn của hồ sơ đăng ký và các tài liệu đính kèm”;
  • Chọn nút [Xác nhận];
  • Chọn nút [Ký số/Xác thực bằng Tài khoản ĐKKD];
  • Nhập mã PIN;
  • Khi có thông báo việc ký số thành công, chọn nút [Đóng].

Bước 7: Nộp hồ sơ vào Phòng Đăng ký kinh doanh

Sau khi tất cả các cá nhân có trách nhiệm đã ký vào hồ sơ. Cá nhân nộp hồ sơ bấm nút “Nộp hồ sơ vào Phòng ĐKKD”.

* Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp sẽ chuyển sang trạng thái “Đã gửi đi” sau khi tiếp nhận thành công trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Chúng hiển thị hai bản in trên tài khoản của người nộp hồ sơ.

Bước 8: Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ

Sau khi hồ sơ được lưu trên ứng dụng đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử. Người nộp hồ sơ có thể tìm kiếm hồ sơ tại bất kỳ thời điểm nào.

Người đăng ký có thể tiến hành sửa chữa bổ sung tại [Dang sách Hồ sơ Đăng ký] nếu nếu có sai sót hoặc nhầm lẫn. Mà không phải thanh toán lệ phí đăng ký doanh nghiệp.

Hơn nữa, người sử dụng có thể nhìn thấy tình trạng xử lý của bộ hồ sơ đã đăng ký.

Bước 9: Sửa đổi, bổ sung hồ sơ trong trường hợp hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung

Sau khi hồ sơ được nộp trực tuyến, Phòng Đăng ký kinh doanh xem xét để xử lý hồ sơ do doanh nghiệp nộp. Nếu Cơ quan đăng ký thương mại yêu cầu công ty sửa đổi, bổ sung thông tin, người đăng ký sẽ nhận được email thông báo tại địa chỉ email đã đăng ký.

Khi người đăng ký/người đăng ký đăng nhập vào tài khoản của họ, người đăng ký/người đăng ký có thể xem thông báo của Cơ quan đăng ký thương mại về yêu cầu cung cấp thông tin bổ sung về ứng dụng.

Các bước nộp hồ sơ sửa đổi bổ sung:

• Xem thông báo sửa đổi, bổ sung;
• Sửa đổi thông tin/tài liệu đính kèm;
• Ký xác thực hồ sơ;
• Nhận giấy biên nhận mới.

Bước 10: Nhận kết quả

Người đăng ký sẽ nhận được email thông báo theo địa chỉ email đã đăng ký nếu hồ sơ trực tuyến hợp lệ. Đối với hồ sơ thông báo mẫu dấu, doanh nghiệp không cần nộp hồ sơ giấy đến Phòng Đăng ký thương mại.

Doanh nghiệp vào cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia để tra cứu mẫu con dấu chính thức của doanh nghiệp.

Nếu hồ sơ hợp lệ, trong vòng 03 ngày làm việc, mẫu dấu doanh nghiệp sẽ được đăng tải trên cổng thông tin điện tử quốc gia. Và doanh nghiệp sẽ nhận được email thông báo phản hồi về việc chấp thuận hồ sơ của Sở. 

Thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty qua mạng/ online là một đổi mới hết sức tiến bộ. Chúng không những góp phần hỗ trợ doanh nghiệp rút gọn thủ tục kinh doanh mà còn thể hiện sự hội nhập vào xu hướng phát triển chung của thế giới. Nếu còn vấn đề thắc mắc hoặc chưa rõ bạn có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua tổng đài tư vấn của HOTLINE: 0977.010.608 của HoangLongStamp để giải đáp thắc mắc trực tiếp.